一目で予定を確認でき、“前倒し”を可能にする卓上カレンダーは、実は優れた時間管理ツール。空白のままではもったいない! もっと使いこなしてみよう。
嵐のような締め切りを色で管理
残業が減って心にも余裕!
残業を減らす書き方
(1) 目立つ位置に「早く帰る」と書く
常に目に入る位置に目標を書くことで、達成への意識が高まる。
(2) 早く帰りたい日を事前に決めておく
行事や会議で残業する日が分かったら、早く帰る日も決めて黄色で記入。
(3) デッドラインを黒で囲み前倒しで仕事を進める
絶対に守るべき期限を強調。相手には約1週間前の日付を提出日として伝える。終了後にチェック。
(4) 提出された日も書き思い出す手間を削減
3月31日が期限の書類を、3月25日までと依頼し、2月9日に受理したことを示すメモ。経過がすぐ分かる。
高橋里佳さん(32歳・教育・事務)
高橋里佳さんは大学の事務員。教授会の資料準備のほか、200人以上の教員に研究費などの書類作成を依頼し、期限までに集めるのが仕事だ。「締め切りが多く、突発的な仕事もあり、以前は残業ばかりでした」。
そこで、卓上カレンダーに書類の締め切りを書き、相手には約1週間前を提出日として伝えることに。「前倒しを習慣にしたら残業が減っただけでなく、心にも余裕が生まれました。先の予定を聞かれたとき、パッと見るだけで即答できる点も、時短につながっています」
予定の種類別に色分けし、タスクを見やすく管理
研究費関連のほか、大学の市民講座の事務処理なども担当。仕事の種類別に色を分けて見やすく管理。ペンはフリクションで統一。
重要な会議の予定だけは別のカレンダーに抜粋
教授会などの重要な会議の予定は、埋もれないように別のカレンダーに抜粋。「この会議までにこの書類を用意」などと、逆算して作業。
写真/工藤朋子
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