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仕事の悩みが解決する手帳術

プロ秘書の手帳ルール 顧客5人の予定を同時に管理

2017年11月17日

見た目の美しさより効率化 ルールを減らすのが長続きのコツ

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 来年の手帳は決まりましたか? 既に購入した方も、まだ迷っている方も、他の方の手帳活用法をのぞいてみませんか。今回は、限られた時間で成果を出すために工夫しているお二人の手帳術です。

「ルールは最小限に」プロの手帳はシンプル

アシスティア 代表 小林 菜穂美さん 今年と来年の手帳をそれぞれお持ちいただきました

<使っている手帳>
フランクリン・プランナー/フランクリン・プランナー・ジャパン(コンパクトサイズ 172mm×108mm)

マンスリーでアポイント数を調整

 小林菜穂美さんの仕事は、経営者の秘書業務やマネジメントをサポートする「パーソナルアシスタント」。スケジュール管理、資料作成、代理での会議出席、顧客とのやり取りなど、業務は多岐にわたります。多いときには同時に5人分のマネジメントを担当するそうですが、一体どのように管理しているのでしょうか。マネジメントのプロの手帳を見せていただきます。

 メインのマンスリーページを拝見。何人ものスケジュールを管理しているにしては、思ったより書き込みが少ないような……?

時には5人分のスケジュール管理をすることもあるという小林さん。それにしてはシンプルに見えます

 「お客様の予定はデジタルカレンダーで共有しているので、手帳に書いてあるのは自分の予定だけです。平日のうち2日は在宅でデスクワークの時間を確保するよう努力しています。アポの件数も1日に最大2件と決めています」

 お客様のスケジュール管理やメール対応をするために、1日在宅の日を確保するのは大切とのこと。そのため、在宅日にはあらかじめ「home」と書いて予定をブロックしています。外出の予定は目立つように赤色で、在宅やプライベートの予定は黒色で記入。予定を入れ過ぎないようにしているので、マンスリーページで十分管理できるんですね。

【ポイント】

 外出の予定を入れ過ぎないよう調整すれば、スケジュールはマンスリーで十分!

 何人かでスケジュールの調整をする際には、年間カレンダーが便利。本体から取り外して共有できるのと、顧客情報が詰まっているマンスリーページを開かずに済むのとで、重宝しています。

長期にわたるプロジェクトに携わることもあるので、来年のカレンダーがあると便利です

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