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仕事の悩みが解決する手帳術

時間の余裕がつくれる手帳 誰でもできるポイント4つ(2/3)

2017年11月10日

伊庭流・手帳メソッドで残業せずに成果を上げる

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2.タスクリストは作らない

タスクもスケジュール化します

 研修に講演会に書籍の打ち合わせにと、毎日多忙な伊庭さん。1日のタスクリストはさぞ多いのだろうと思いきや、タスクリストは使っていないそう。やるべきことはどのように管理しているのでしょうか?

 「タスクはすべて手帳に書き込んでいます。タスクリストを作るのは、よっぽど忙しいときだけですね」

 伊庭さんの手帳に書き込まれているのはアポイントばかりではありませんでした。「企画書作成」「メール返信」など、日々のタスクも時間を決めて書き込んであります。タスクをスケジュールの一部として盛り込んでいるので、タスクリストは必要ないのですね。

 「ええ、この日にアポイントがあるから、前日のこの時間で準備を……と、見渡しながら予定を立てられるので便利です。それに、タスクにかける時間って、気を抜くとどんどん伸びてしまいませんか? あらかじめ予定として立てておくことで、怠けることも防げると思いますよ。タスク管理は時間管理でもありますから」

 「企画書作成は1時間」と決めたものの、実際は2時間かかってしまったなど、想定と作業時間がズレることも最初はあったそうです。ただ、日々繰り返すうちに、徐々に差異がなくなってきたとのこと。最初からうまくいくと思わず、長い目で取り組むことがポイントのようです。

3.最短距離で予定を立てる

近いエリアや、電車の乗り換えがしやすい場所を意識してスケジューリングを

 会社員時代は1日に6件ものアポイントを入れていたという伊庭さん。入社した頃は2~3件だったといいますが、「最短距離」を意識することで、行動量を倍近くにも増やすことができたそうです。この行動量の変化も、手帳が支えていました。

「1日が24時間なのは皆同じです。同じ時間内に高い成果を出すために、効率には徹底的にこだわっていました。営業職でいえば、近い場所でのアポイントを同じ日にまとめたり、挨拶の訪問と契約締結の訪問を一度で行ったり……」

 そこで活用するのが手帳です。アポイントの欄には場所や案件の内容を書き込んでおき、スケジュールを決めるときにすぐ調整できるようにしていたそうです。

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