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終わらないメールラリー 賢くスッパリ切り上げる方法(4/4)

2017年9月5日

ムダに長い、お礼にお礼 丁寧にすべきポイントを間違えている

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メール別・返信メールに添えると効果的な一文

切り上げるときに添えるなら

 理由がないと、メールのやり取りを切り上げにくいという人は、「会議があるのでこれにて失礼いたします」といった一文を入れるのも手です。ただし、「大事な予定が控えているので」などと優先順位をつけるのはNG。相手への返信を軽んじていると取られる場合もあるので、ご注意を。

丁寧さを発揮するポイントを間違えないようにしたい (C) PIXTA

長々とした文面を避けたいときは

 また、コンパクトにまとめたメールには、「外出先からなので、簡単な内容で失礼いたします」などの一文を添えてもいいですね。急ぎの要件のとき、「とにかく早く返事をすることを優先しました」という意味で、スマホからメールを送る場合に入る「iPhoneから送信」というような署名をあえて残しておくという人もいます。送る相手と状況によって、失礼にならない方法を選びましょう。

相手を気遣って、返信不要を伝える

 このほか、相手からの頻繁な返信を避けたいなら、「返信はお気遣いなく」と入れておくのもオススメです。

スマートな返信メールのポイント

◆丁寧なつもりの長文が、面倒に思われることも
◆新たな情報のない返信メールは避ける
◆メールのやり取りは基本1往復、多くて1往復半
◆内容や状況に応じた一文を添える

やる子 「メールが届いたからって、すべて返信しなくていいんですね。確かに内容がないようなメールも結構、送っていました、ワタシ」

すずまり姉さん 「1通につき、たった数分しかかかってないけれど、ちりも積もれば山となる、だからね。それよりもやる子、『内容がないよう』だなんて! ダジャレの腕を上げたわね」

やる子 「いやいやいや、ダジャレのつもりないですから!」

すずまり姉さん 「もう少し精進すれば、私のレベルに到達できるわよ。頑張って修業しなされ」

やる子 「いや、だから、到達したいのはそっちのレベルじゃなくて仕事術のほうだから……。そもそも、ダジャレの修業って何すればいいんですか~!」

 本人が望まないにもかかわらず、ダジャレ免許皆伝に一歩近づいたやる子。仕事術ですずまり姉さんに認めてもらうには、まだまだ修業が必要なようです。それでは次回も、乞うご期待!

文/石川由紀子 イラスト/小迎裕美子 写真/PIXTA

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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