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ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意(2/4)

2017年3月21日

社内の「お疲れ様です」は不要 タイトルだけ簡潔メールとは?

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いきなり本文を書く前に、伝えたいことリストを作るべし

 メール作成時、やる子は「お世話になっております」から始まり、内容を考えながら書き進めていました。でも、あれこれ迷いながら書いていると、ムダに時間がかかるものです。

書く前に作戦を立てる

 そこでオススメしたいのは、書き始める前に伝えたい内容を考え、紙やメール画面に書き出すこと。簡潔に箇条書きで構わないので、必要な内容をリストアップし、それを元にメールを作成するんです。

 この方法なら、記憶をたどりながら書くよりもスピーディー。さらに、伝えモレやファイルの添付忘れなども防ぐことができますね。「再送」「たびたびすみません」といったメールをよく送っているなら、書き出す前に考える習慣をぜひ身に着けてください。

テンプレートを活用しよう

 「資料一式を送付」など、同じようなメールをたびたび送ることがあるなら、そのメールをテンプレート化するのも有効。よく使うものをいくつかのテンプレートにしておけば、メール作成にかける時間をグンと減らせます。なお、テンプレートの保存方法はメールソフトによって異なるので、わからない場合は各ソフト会社のホームページなどで確認してください。

■テンプレートの作成手順(Outlookの場合)

1.「新しい電子メール」で件名と本文を書く
2.いつも同じ相手に送る場合は、メールアドレスも入力
テンプレート作成の手順
3.「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」ボックスにある「Outlookテンプレート」を選択し、ファイル名を付けて「保存」する

「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」ボックスにある「Outlookテンプレート」を選択し、ファイル名を付けて「保存」する
■テンプレートの使用手順(Outlookの場合)

1.「ホーム」→「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」を選ぶ
「ホーム」→「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」
2.「フォームの選択」にある「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から、該当するものを選ぶ
「フォームの選択」にある「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から、該当するものを選ぶ

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鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は7冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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