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相手を気遣うなら、メールの「遠回し表現」はNG

2016年3月22日

「なるべく急ぎで」「お手すきの際に」~配慮のつもりが混乱のモト!

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日本ビジネスメール協会の平野友朗さんが、働く女性から寄せられたメールにまつわる悩みにお答えする短期集中連載。「この人と仕事がしたい」と思ってもらえるような、今よりもさらにスマートなメールの書き方についてアドバイスをしていただきます。

今回のお悩み
気を遣ってくれているのはうれしいけど、あいまいな表現で、「これは何が言いたいのか?」と疑問に思う表現があります。例えば、「確認でき次第」や「なるべく急ぎで」などと言った表現です。メールを受け取る相手を混乱させないように、気遣いながらも、要点が確実に伝わるコツを教えてください。

 「郵便物を出すついでに声をかけて、一緒に出してきてあげた」
 「コーヒーをいれてあげた」
 「手伝うことがないか声をかけた」
 「相手のスケジュールを優先してあげた」

 このような行為は相手に喜んでもらえます。これらに共通するものは相手への配慮です。どんな声をかけたら喜んでくれるかな、何をしたら喜んでくれるかなと相手のことを考えて行動する。この繰り返しがよい印象を作っていきます。

 当然、メールでも配慮は必要です。その配慮が好印象を作ります。ただし、必要以上な配慮は相手にストレスを与えます。メールは微妙なニュアンスが伝わりづらく、相手のリアクションも分からないコミュニケーション手段です。そのため、きちんとした表現をしないと伝わらないのです。

上手な期限の伝え方

 例えば、相手に配慮して、「お時間があるときにご確認ください」や「お手すきの際にご確認ください」のようなひと言を付け加えたとしましょう。忙しい相手は期限のあるものから優先順位をつけて、対応します。もしかしたら「お手すき」が1~2週間やってこないかもしれません。依頼者としては「そろそろやってもらえるかな」と思って待っていても、返事がこない。そうなったら当然、催促をするでしょう。

 「そろそろご覧いただけませんでしょうか」「期限が差し迫っていますので」と催促したら、相手は驚く可能性があります。「え!?期限があったの? それなら始めから言ってよ」このように言われたことが一度や二度あるなら、それは配慮のしすぎです。もしくは、何も考えていないことが招いた不幸な結末かもしれません。

 テンプレートのように「お手すきの際にご確認ください」と書いているなら要注意。期限があるものに対して期限をつけるのは、当然のことです。

 しかし、全てのメールに期限をつけていたらどうでしょうか? ちょっとした質問など、返事をするのに大きな作業が伴わないメールは、通常24時間(1営業日)以内に戻ってくると考えてよいでしょう。遅くても、48時間(2営業日)を見積もっていればよいでしょう。

 そのようなメールに毎度毎度、「明日の18時までにお返事ください」と書いたら、嫌味に映る可能性があります。相手は「この程度なら期限を切られなくても返事をするよ!」と思うかもしれません。あなたの腹の虫の居所が悪くて、わざと相手を怒らせようとしているのではない限り、単純なメールには期限をつけず相手の良識に任せるのがベストです。返事が遅れがちな人には、その都度フォローしてあげましょう。

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Profile
平野 友朗
平野 友朗(ひらの・ともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店勤務を経てアイ・コミュニケーション設立。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけている。日本全国でビジネスメールの公開セミナーを開催中。著書は『カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室』(日経BP社)、『誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方』(あさ出版)など合計23冊。
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