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多忙すぎる人の手帳をのぞいてみると……秘訣はこれだった

2016年4月11日

時間もタスクも頭の中も整理する、手帳のスゴワザ

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忙しくても、多数の取引先を抱えていても、素早く正確な仕事ができる女性たち。時間もタスクも、頭の中も整理する、スゴイ手帳術を紹介します!

膨大な予定とタスクを “色分け”で正確に管理

 「スマ婚」などを手がけるブライダルプロデュース会社、メイションに勤める田河早紀さん。結婚式場の新規開拓営業やブライダル関連商品の企画提案が主な業務だ。担当する取引先は50社以上に上り、1日2~3カ所の提携先式場に足を運ぶ。多忙なスケジュールの管理を助けてくれるのが、予定を色別に書き込んだ手帳だ。

 「外出の予定は赤、社内会議は青……と色分けしておき、パッと見るだけでその日の状況を把握できるようにしています」。

 各ページの左端にある、1日の時間軸が縦に流れるバーチカル欄に予定を記入。「アポ入れの際は、ここを見ながら時間を調整。空き時間をひと目で把握できて便利です」。さらに、その予定に関連したタスクを、右側の余白に書く。「○○社の○○様に○○の件で電話」などと具体的に書き込むことで、より早いアクションにつながる。 「余白には、会議や打ち合わせの内容を記録することも。取引先が多くても、手帳さえ見れば話の内容を思い出せます」。

 外に出る営業の仕事と、デスクでじっくりアイデアを練る企画の仕事。性質の異なる業務を両立するためにも、作業を書き出すことが大切なのだそう。

 「書いてさえおけば、あとは順番に作業をこなしていくだけ。あれこれ悩まず『次はこれを処理しよう』と、すぐに頭を切り替えることができます」。

田河さんの24時間
使っているのはコレ!
EDiT/マークス たっぷり書ける1日1ページ式。ピンクのカバーは別の手帳のものを使用
すべての色は、消せるボールペン「フリクションボール」で記入。ピンク色のペンケースにIN

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