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仕事が早くなるエクセル術

組織図ツールを使えば楽勝!

2013年5月29日

エクセルの「図表」機能を眠らせていませんか?

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 会社の組織図を作成するときに、いくつもの四角形を並べて、ひとつひとつ線で結んではいませんか。それでは手間も時間もかかる上、組織の変更があったときに手作業でいちいち作り直すのが面倒です(図1上)。

 こんなときはエクセルの図表作成機能「図表ギャラリー」の出番。用意されたひな型に文字を入力するだけで、簡単に組織図を作成できます。その上見た目もきれいです(図1下)。組織を構成するパーツの追加や削除も簡単で、色分けなどのデザイン変更もボタン一発でできます。

専用ツールを使えば組織図は簡単!
図1 もし組織図を基本図形で描いているならNG。時間がかかる上、組織変更時の修正も面倒だ。エクセルの「図表ギャラリー」(エクセル2007以降は「スマートアート」)を使えば、短時間で美しい図に仕上がる。

部署名を入力するだけの簡単作成

 実際に作ってみましょう。「挿入」メニューから「図表」を選択(図2)。すると図表の種類を選ぶ画面が現れるので「組織図」を選びます(図3)。

 2階層の組織図がシートに挿入されるので、各図形をクリックして部署名や名前を入力します(図4)。

「図表」なら一気に完成一歩手前
図2 エクセル2003以前では「図表ギャラリー」で会社の組織図を作成する。まずは、「挿入」メニューから「図表」を選択。エクセル2007以降は「スマートアート」を利用する(→図9)。
図3 「図表ギャラリー」画面が現れたら、「組織図」を選ぶ(1、2)。このほか「ピラミッド型図表」や「ドーナツ型図表」など全6種類ある。
図4 すると、階層構造になっている組織図が表示される。標準では1階層目に1つ、2階層目に3つの図形が表示される。それぞれの図形をクリックして、部署名や名前を入力する。

 図表は「組織図」以外に、「ピラミッド型図表」や「ドーナツ型図表」など全6種類から選べます。

 初期設定では、1階層目に図形が1つ、2階層目に図形が3つあります。これを手直しして、目的の組織図を作ります。

 2階層目の図形を1つ削除してみましょう。削除したい図形の枠部分を右クリックし、開くメニューから「削除」を選びます(図5)。このとき、枠部分をクリックして「Delete」キーを押しても削除できます。

 図形の追加も簡単です。図6は、「社長」の下に部署を追加して、2階層目の下に3階層目を作成する例です。図形の枠部分を右クリックして開くメニューから「部下」を選択します。これで、「社長」の直下に図形が追加されます。

 同列の部署を増やす場合は、同じ階層に図形を増やせばOK。「同レベル」を選ぶと、右隣に図形が追加されます(図7)。

 ちなみに、図形を追加すると、全体の大きさを保つよう、図形のサイズや配置が自動調整されます。配置が好みに合わない場合は、ドラッグして図形を自由な位置に移動することも可能です。その際、結合線も一緒に付いてくるので手間はかかりません。

手直しして目的のレイアウトに
図5 不要な図形を削除する。図形の外枠を右クリックして開くメニューから「削除」を選ぶ(1、2)。これで図形が削除される。
図6 「社長」の下に図形を増やしたい。そんな場合は図形の外枠を右クリックして「部下」を選ぶ(1、2)。
図7 「営業部」の同列に、ほかの部署を追加する。外枠を右クリックして「同レベル」を選ぶ(1、2)。

 仕上げに見栄えを整えましょう。「図表」ツールバーの「組織図スタイルギャラリー」をクリックし、開く画面で選ぶだけです(図8)。仕上がりをプレビュー表示できます。

デザインを変更して見栄えよく
図8 組織図のデザインは簡単に変更できる。「組織図」ツールバーから「組織図スタイルギャラリー」をクリックし(1)、開く画面左側で種類を選ぶ(23)。右側で完成図を確認できる。

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