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仕事が早くなるエクセル術

賢い申請書フォームを作る方法

2013年5月27日

リストやボタンを活用すれば入力者は迷わない

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 届出や申請書など、人に渡して入力してもらうような文書ファイルは、いかに迷わずに入力できるつくりになっているかが重要です。

 エクセルには、データを楽して入力するための入力支援ツールがあるので活用しましょう。入力欄の内容に応じて日本語入力ソフト(IME)のオン・オフを自動で切り替えたり、入力項目をリストや3択ボタンで選べるようにしたりできます(図1)。

 “賢い”申請書フォームの作り方を見ていきましょう。

「リスト」や「ボタン」を使って簡単入力
図1 届出や申請書など、人に渡して入力してもらう文書を作る場合は、入力欄にボタンやリストといった仕掛けを施しておこう。これで、キーボードから文字を入力するのではなく、選ぶことで情報を入力できるようになるので、入力者が迷わずに入力できるようになる。

今の日付や時刻を一発入力

 まずは日付の入力。ショートカットキーを使えば一発で入ります。本日の日付は「Ctrl」+「;」(セミコロン)、現在の時刻は「Ctrl」+「:」(コロン)を押すだけです(図2)。

今の日付や時刻を一発入力
図2 本日の日付は「Ctrl」+「;」(セミコロン)、現在の時刻は「Ctrl」+「:」(コロン)で一発入力できる。

入力者が迷わないように日本語を自動切り替え

 セルに入力する内容を限定するには、エクセルの「入力規則」機能を活用しましょう。

 まずは、セルごとに入力モードを自動で切り替える方法から(図3~図5)。

 例えば、名前と住所のセルでは日本語入力がオン、電話番号とメールアドレスのセルではオフになるよう、自動切り替えされるように設定できます。設定しておけば、手作業でいちいち切り替えずに済みます。

 日本語入力のオン・オフだけでなく、「ひらがな」「全角カタカナ」「半角カタカナ」など、入力する文字種も指定できます。

日本語入力を自動切り替え
図3 セルをクリックしただけで自動的に日本語入力がオンもしくはオフになるように設定できる。氏名や住所はオン、電話番号やメールアドレスはオフにしよう。
図4 セルを選び(1、2)、「データ」メニューの「入力規則」(2007以降は「データ」タブの「データの入力規則」)を選択(3)。
図5 「データの入力規則」画面が現れたら「日本語入力」タブを開く(1)。「日本語入力」欄で「オン」を選ぶ(2)。

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