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日経WOMAN 最新号の読みどころ

あなたにピッタリの手帳ガイド【日経WOMAN18年11月号】

2018年10月6日

種類と使い方を仕事のお悩み別に紹介

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 2019年こそ、手帳を使いこなしたい! それなら、解決したい悩みに合わせて選んでみて。手帳の種類の解説と、使いこなしテクを編集部が紹介します。

hanack / PIXTA(ピクスタ)

スケジュールに余裕を持って進めたい! 【マンスリー手帳】

どんな手帳?
見開き1カ月のカレンダータイプ。1カ月の予定を俯瞰して見られる、最も人気の高い手帳。スケジュールページが12見開きで完結するため、軽くて持ち運びに便利な点も人気。巻末のノートページが多いタイプのものも。

テク1/休日をペンで囲み営業日を見える化
締め切りまでの日数をマスの数で視覚的に捉えるため、土日を挟むと余裕があると錯覚しがち。休みの日を蛍光ペンで囲み、営業日を分かりやすくしよう。

テク2/実際の締め切りの数日前にMY締め切りを
締め切りなどのスケジュール管理は、甘く見積もってしまいがち。実際の締め切りの2~3日前を目標とする「MY締め切り」をつくって、手帳に記入しよう。

テク3/「頑張るDAY」で他の予定をブロック
頼まれ事を引き受けすぎて、スケジュールが乱れがちなら、重要な締め切り前に1日「頑張るDAY」を決め、他の予定が入らないようにブロックを。

テク4/平日夜の予定は色で囲んで目立たせる
夜の予定を手帳に目立たせて書き込むことで、「残業できない日」を意識。締め切りまでの残り時間の“短さ”が見える化され、効率を考えるのに役立つ。

テク5/上司の不在は予定に書き込んでおく
相談が必要だったり、承認をもらったり…。そんな上司の不在で、作業がストップすることも! 確認作業が必要な仕事は、上司など相手の予定も記入を。

テク6/「○日まで」の期限に締め切り時間を設定
「○日中」と、時間指定がない仕事でも、上司などに「何時までが理想ですか?」と聞き、時間を設定。締め切り時間を明記することで、守る意識が高まる。

やり忘れなどのミスをなくしたい! 【レフト手帳】

どんな手帳?
左が1週間分の日付入りの書き込み欄、右がノートになった手帳は、各手帳メーカーが「今、売れている」と太鼓判を押す、万人に使いやすい手帳。1週間の書き込みスペースが広く、ノート代わりに使いたい人に人気。

ウイークリー
メモをたくさん書けるが、仕事で使う場合は「社内のことのみを書く」と決め、社外の人との打ち合わせでは開かないようにすると、見られていいか悪いかを気にせずに書ける。

マンスリー
アポイントなどのスケジュールは、すべてマンスリーページに記入し、社外の人の前で予定調整するときは、マンスリーのみを開こう。

テク1/予定と一緒にTO DOリストを作っておく
時間と予定を書くだけでなく、それに紐づくTODOを、チェックボックス付きで書いておく。会議室の予約など、忘れがちな小さなタスクも。

テク2/前日までの確認案件は矢印で明確に示す
TO DO自体は「17日」の案件に紐づいていても、前日までに終わらせなければいけない準備は、矢印で分かりやすく「16日」に紐づけて、やり忘れを防止。

テク3/ノートページの半分に派生したTO DO欄を
右のノートページには、その週の打ち合わせなどの議事録などを。その際に、縦に2等分するように線を引き、右に、話し合いで派生したTO DOを書こう。

テク4/打ち合わせ前に議題を書き出しておく
打ち合わせや会議の前に、議題をノートページの左半分に書き出しておくと、自分の意見を事前に準備でき、より建設的な話し合いをできるようになる。

テク5/四角くブロックし作業時間を確保
アポイントや会議など、時間が決まった予定で埋めてしまいがちなスケジュール。考えたり、PC作業したりするための時間は、色ペンでブロックしておく。

写真/スタジオキャスパー

「本誌では、人気のバーチカル手帳、注目のガントチャート手帳の使い方を紹介しています。」

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