「1-3-5ルール」で集中力も生産性もアップ

 こなしきれない仕事量を自分に課し、余計なストレスを生むのはもうやめましょう。そこで、現実的な目標を立てるのに役立つのが「1-3-5ルール」です。キャリアサイト「The Muse」の設立者、COOのAlex Cavoulacos(アレックス・カボウラコス)によると「1-3-5ルール」は次のようなことです。

[引用]1日に終わらせられるのは大きなタスク1つ、中くらいのタスク3つ、小さなタスク5つだと想定し、やることリストをこの9項目に制限する。《中略》何があっても1-3-5のリストに従うことで、たまたま手をつけたタスクではなく、自分が意図したタスクが達成できる。(*)

 やることが多い中で、「できるだけ多くのタスク」ではなく、「優先順位が高いタスク」を着実にこなしていくことは非常に重要です。なにより、手当たり次第にタスクをこなすよりも、ずっと効果的なアプローチです。

 また、仕事中に予定外の変更があった時、先ほどの「妥協」の考え方が重要になってきます。Cavoulacosは、以下の対応方法を紹介しています。(*)

1. 急を要する仕事が発生したら、それをリストの何かと引き換えに行う(その仕事を優先させる代わりに別の作業が遅れることを上司や同僚に伝える)。

2. 急を要するタスクが1日のうちにいくつも出てくることが事前に分かっている場合は、やることリストの欄を前持っていくつか空けておく。

3. その日の仕事時間が限られている場合(長時間が会議があるなど)は項目の数を変更する。

 それでも仕事が終わらない場合は、あなたが目標としている仕事量が多すぎる証拠。タスクを断るなど可能な範囲で自分がこなせる仕事量に調整しましょう。仕事を減らすことは勇気がいることかもしれませんが、結果的にストレス軽減、生産力アップ、そして十分能力が発揮されることを考えるとそれは十分踏み切るに値する決断です。

 ぜひ1-3-5ルールでやることリストの「デトックス」に挑戦してみてください。1日にこなす仕事量を減らすことで、より賢くスムーズに仕事ができるはずです。

文/相磯 展子

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