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学ぶべきは秘書たちのすごいスキル

誰もが身に付けておきたい「秘書スキル」って?

2018年1月23日

コミュニケーションや気配りのスキル、取得しておきたい資格

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 秘書を仕事とする女性たちの美しい立ち居振る舞いや気配りや、会社のトップの身近で働くというやりがいのある仕事内容から、「秘書になりたい」と憧れる女性は少なくない。そこで、秘書歴1年未満の新米秘書から20年を超えるベテランまで、「こちら秘書室」に登録している秘書4人にお集まりいただき、秘書職のあれこれについて語っていただいた。前回の敏腕秘書たちが集結「秘書ってこんなオシゴト」座談会 に続き、後編の今回は、「誰もが身に付けておきたい秘書スキル」について聞いた。

座談会参加者の秘書の皆さん(左から、すべて仮名)

伊田春海さん
52歳。秘書歴25年。ホテルに勤務後、秘書に転職。建設会社の社長秘書を経て通信、IT系企業の社長秘書を経験後、現在は大手通信系企業の社長秘書を務める。

竹内実樹さん
49歳。秘書歴20年。日系航空会社勤務後、翻訳の仕事を経て、金融会社、小売・流通会社、外資系コンサルタントで社長や会長秘書を務めた経験がある。

島倉美穂子さん
33歳。秘書歴約10カ月。病院勤めを経て一昨年転職。現在マーケティング会社役員秘書を務める。

添畑沙希子さん
35歳。秘書歴10年弱。介護関係の仕事から、一般事務職を経てメーカーの秘書に転職。現在は、通信サービス系企業で役員秘書を務める。

上司とのコミュニケーションって難しくないですか?

――秘書の仕事で大切となる情報の収集、コミュニケーション力について少し教えてください。

竹内 秘書の仕事で特に大切になるのが、情報の収集と分析です。仕事の情報は上司に入ってきますが、それ以外でも仕事に役に立つ情報はあります。でも、新聞や雑誌全部に目を通せるわけではないので、代わりに私が全部読んで移動の時間に読んでもらえるようファイリングして渡していました。

伊田 秘書に求められるいくつかのスキルのうちの一つが、ヒューマンスキルです。上司を取り巻く社内外の関係者との良好なコミュニケーションを構築していくことで、より正確な情報も集まりやすくなります。メールであれ電話や対面であれ、核心の情報を得るためにはそれを引き出すコミュニケーション力が必要です。

 情報収集においては、いつ、どのような情報が必要なのか、ニーズの本質を正しく深く読み取る力が必要となります。量の問題ではなく、質の高い情報をタイムリーに提供することが求められます。

 いろいろな人とうまくコミュニケーションを取りながら調整を行い、上司に対して的確な情報提供をしつつ、段取りを整え、文章においても接遇においても品格を保った対応がなされることを上司は秘書に期待しています。

 そういう意味でも、信頼できる人的ネットワークづくりが鍵となりますね。

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