スケジューリングの目的とは?

 具体的な仕組みづくりについて知る前に、ちょっと立ち止まってみてください。そもそもどうしてスケジューリングをしているのか、考えたことがありますか? もしかするとそれが、手帳をばりばり活用するヒントになるかもしれません。

スケジュールを行う二つの目的

 伊庭さんの考えるスケジューリングの目的は、二つあるそうです。「一つ目は短期的な視点のもので、『毎日の余裕を増やす』こと。二つ目は長期的な視点のもので、『自分のやりたいことをかなえる』ことです」

 手帳に予定を書き込むのが習慣になっていましたが、「なんとなく」で手帳を使っているだけでは、満足のいく使い方ができないのも当たり前ですよね。

 「そもそも、『予定は入ってくるもの』と思っていませんか? 実は『予定はつくるもの』なんですよ」と伊庭さん。

スケジュールは「握った者勝ち!」

 上司から急な仕事を依頼されるという状況を考えてみてください、と伊庭さん。忙しいときに限って、「今週中にどうにか頼む」と声を掛けられること、覚えがありますよね。言われるがままに引き受けてしまえば「予定が入ってくる」シチュエーションですが、対応の仕方によっては、「予定をつくる」こともできるのだといいます。

 「例えば、『ぜひやりたいです。ただ、今週は別の案件で忙しいもので、来週のこの日ではいかがでしょうか』と交渉してみることはできませんか。先手を打ってキャパシティーがいっぱいだということを伝え、可能な納期をはっきりと伝えれば、上司の判断材料になるので親切です。そして何よりのポイントは、仕事に前向きな姿勢を見せること。結果としてその仕事が受けられなかったとしても、決してやる気がないというふうには見られないでしょう。スケジュールは『握った者勝ち』です!」

 確かに、言われるがままの納期で引き受けてしまうから、残業をすることになってしまうんですよね。伊庭さんは無理のないように納期をコントロールして、さらにこの納期を前倒して仕上げることで、「仕事が早い!」と言われていたのだそうです。