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段取りが下手なAさんの1日を紹介 改善点はココ(2/3)

2017年11月8日

段取りベタを自覚したとき、最初にすべきこと2つ

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作業内容/時間の把握と、細切れ時間の活用がコツ

 いかがでしょうか。よく聞く悩みを総合して少し大げさに書いてしまいましたが、全部とは言わないまでも、心当たりがある状況にどきっとした方も多いかもしれません。ここからは、前回説明した段取りベタの特徴を復習しながら、残業を減らすための「じぶん働き方改革」を考えてみましょう。

<段取りベタの3つの特徴>

1.仕事の前に、今日1日をシミュレーションする時間を取っていない

→ 当日着る洋服を起きてから考えると、考えているうちに二度寝することも。前日から洋服を用意するだけでも二度寝防止&時短対策に。

→ 電車移動中は気分転換するのもいいが、簡単にでもいいので1日の流れをイメージしておくと、朝イチから仕事に取りかかるスピードがアップする。

→ 今日すべき最優先事項が「企画書」だと朝イチに認識できていれば、メールチェックの前に分からない箇所を考え、上司が出掛ける前に質問できたはず。メールチェックをしている間に上司は出掛けてしまって、その間完全に作業が止まってしまった。

2.自身の作業がどのくらいかかるか把握していない

→ 15時~17時半の2時間半で終わらせるつもりだった企画書。結局2倍の5時間もかかってしまった。企画書を書くために、普段何を、どのくらいの時間でやっているかを把握していない証拠。

3.細切れ時間にすべきことをリストアップしていないから、ぽっと空いた時間をムダに過ごしてしまう

→ 会議中や移動中に上司がメールチェックできるかどうかは分からない。メールでうまい文面を考えるために使った時間で他のことができたはず。

 このような事態を防ぐために、今からできる「じぶん働き方改革」として、次のことを試してみてください。

1.自分の作業見積もりを出してみる
2.細切れ時間に進める仕事をリストアップしてみる

 順番に説明します。

自分の作業見積もりを出してみる

 仕事の進捗が予定通り進まない人は、自分が何にどれだけ時間をかけているかを把握していない可能性があります。まずは現状把握を心がけましょう。自分は何を、どういう手順で、どのくらい時間をかけて行っているかを、「何となく」ではなく、正確に計ってみるのです。

 時間を計るときのコツは、「メールチェック」などとざっくりとした時間を計るのではなく、
●メールのタイトルをざっと眺めるのに3分
●その中からすぐ返事するものを選ぶのに5分
●短い返事で済んだ返信に10分
●相談ごとなど、返信に時間がかかったものに20分
というように、具体的内容についても時間を計ってみることです。

 このように、普段している行動を細かく分解し、手順とだいたいの所要時間が分かるようになると、同僚や先輩の中で仕事が速い人との違いも比べることができるようになります。「私はメールの返信をこんな手順でしているのですが、普段どうされているのですか?」というように質問すれば、自分との違いが分かり、工夫の余地が生まれるのです。

 また、工数を細かく分解して時間を把握することができていると、上司から新しい仕事の依頼が来たとき、仕事の優先順位を交渉することもできるようになります

 「これ以上仕事を受けるには、この仕事のこの部分は後回しにしていいですか? それとも他の誰かにお願いできますか?」このように交渉できたら、仕事を必要以上に抱え込むこともなくなりますよ。

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池田千恵(いけだ・ちえ)
池田千恵(いけだ・ちえ)
朝6時代表取締役。慶應義塾大学総合政策学部卒業。外食企業、外資系戦略コンサルティング会社を経て現職。企業や自治体の朝イチ仕事改善、生産性向上の仕組みを構築している他、「働き方改革プロジェクト」「女性活躍推進プロジェクト」など、ミドルマネジメント戦力化のためのコンサルティングや研修を行っている。「絶対! 伝わる図解」(朝日新聞出版)、「朝活手帳」(ディスカヴァー21)など著書多数。
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