読んでくれないメールと読んでくれるメール　何が違う

残す？ それとも残さない？ 上手に引用したい本文履歴

　メールに関することでよく質問されるのが、本文の履歴を残すか残さないか。これも一概に正解はないのですが、現在ではメールの受信可能容量も増えていますし、やり取りの経緯が分かりやすいので、私自身は残してもいいと思っています。

悩んだときは、相手に倣う「ミラー返信」で解決！

　一方で、こだわりを持つ人もいるもの。相手によって変わってくるので、気になるなら「ミラー返信」をするといいでしょう。「ミラー返信」とは、相手のやり方を鏡映しにする方法。相手が残す人なら残す、残さない人なら残さないようにすれば、お互いに気持ちよくやり取りできるはずです。

履歴を残した返信では「引用」を活用しよう

　履歴を残すときは、「全文引用」と「部分引用」を使い分けるといいでしょう。前者は履歴をすべて残したままにすることで、メールがどんどん長くなりますが、やり取りの証拠が残せます。一方、後者は必要な箇所のみ残すこと。分かりやすい返信文が書ける他、メール自体がスッキリして見えるというメリットもあります。

「全文引用」と「部分引用」を使い分けるヒント

　もし、上司から部下への指示出しや、取引先へのお願いなどにメールを多用する人に返信するなら、「全文引用」がオススメ。これなら、相手は返信文を読みながら自分の指示やお願いを思い出せるので、言った言わないでモメることがありません。これは相手を問わず、時間をおいてから返信するときにも有効。「以下の件」と書くだけで、相手は「何の件か」をすぐに理解できるので、やり取りも効率よくなります。

　上記以外のケースで有効なのが「部分引用」。受信メールの必要箇所をコピーして返信文にペーストし、「→」などを付けて回答や質問を書くことで、相手にとって読みやすいメールが作れますよ。