タイミングは？ どう言う？ 報告の仕方いろいろ

　仕事が終わったときや、何か起こったときなどにするのが報告。いつ、どうやればよいのかで悩むことも多いので、ここでポイントをお伝えします。

報告は切り出すタイミングと順序が大切

　報告に必要なポイントは二つあります。一つ目は、タイミング。見誤るといい情報が使えなくなったり、取り返しのつかない問題に発展することもあります。また、話し掛けるときは相手に急ぎの仕事があることも考慮し、「○○の報告をしたいのですが、5分ほどよろしいでしょうか？」と都合を聞いてみましょう。

　二つ目のポイントは、実際に報告するときの順序です。時系列に話したり、自分の気持ちを差し込んだりする人もいますが、最も重要なのは結論。続いて理由や経過を伝えてください。

　ダラダラと話していては忙しい上司の時間を奪ってしまう上に、何を伝えたいのかが最後まで聞かないと分からなくなります。なお、主観や感想、憶測などは原則不要。事実のみを伝えるようにし、求められたら自分の考えを話せるようにしておくとよいでしょう。

3割進んだところで中間報告すれば、ミスも取り返せる

　仕事が完了する前に行う中間報告は、3割ほど済んだら行うようにしてください。一般的には「長期にわたる仕事は5割程度済んだところ」といわれますが、それでは間違ったやり方をしていた時などで修正することになった場合、効率が悪くなってしまいます。上司なら3割ほどが終わっていれば、全体を見渡せるもの。もし修正が必要になったとしても、取り返しに時間がかかったり、ムダな作業に時間を費やしたりといったダメージを最小限に抑えられます。

「今、3割程度進んで、こんな状況です！」　(C)PIXTA
「今、3割程度進んで、こんな状況です！」　(C)PIXTA

　ただし、ミスをした時の報告や悪い情報の場合は、とにかくすぐに報告すること。失態を隠したいと思うかもしれませんが、早いほど大きなクレームにならずに済みます。落ち込んだり反省したり、自己判断で行動したりする前に、まずは上司に報告！ を心掛けましょう。