やり過ぎ議事録の改善に必要なのは、ポイントだけを押さえること

　丁寧に仕事をすることは大切ですが、あくまでも相手が求めるレベルの範囲内で行うべき。そのためには、先ほどお伝えしたように「こうしなくちゃならない」という思い込みを捨て、しっかり確認することが必要です。

　自分の仕事に丁寧さや完璧さを求めるのは、女性に多く見られがち。例えば議事録の作成でも、討議内容を逐一記載する人がいますが、これも時間のムダ使いでしかありません。

実践したい！ ムダのない議事録の作り方

　議事録で最も大切なのは、その会議での結論です。これもグダグダと書かずに、箇条書きで簡潔にまとめましょう。誰が何を言ってどう答えたかといった討議内容は、すべてカットしてOK。読み手が参加者なら、会議の流れは把握していますからね。記載すべきは、次回の宿題にした懸案事項や、いつまでに誰が何をするか。あとは次回の開催日を入れておけば、議事録として十分です。

　もっと言えば、そもそも議事録など必要ありません。各自がノートに取り、自分で把握するように心掛ければいいんです。もし、議事録作成が必須のオフィスにいるなら、今後のムダをなくすために、こうした提案をしてはいかがでしょうか？

⇒ 完璧じゃないのに高評価 ムダ仕事のやり過ぎ解消ワザ

時間のムダ使いをなくすポイント

◆指示を受ける際は完成イメージを共有する
◆思い込まずにその都度、確認すること！
◆指示を出すときも、何をどのレベルで望むのか伝える
◆そもそも必要な仕事なのかを考えてみよう

やる子　「あ～、もう！ すずまり姐御、ホントに営業部長と話すんですか？」

すずまり姉さん　「当然じゃない。メモを取らない人のために、やる子が議事録を作るなんてお門違いなんだから」

やる子　「……分かりました！ 私から部長に提案します」

すずまり姉さん　「あら、大丈夫？ 私が後ろから威嚇してもいいのよ」

やる子　「それは相当、効果がありそうですね……。い、いや、でも、頑張ってきます！ 何なら部長に『ギョイッ！』って敬礼してもらってきますよっ」

すずまり姉さん　「頼もしいわね。でも、ちょっと足、震えてない？」

　ムダ仕事をなくすべく、勇気を出して営業部長のデスクへ向かうやる子。その妙な迫力に押された営業部長からは、後に「ポストすずまり」と呼ばれるのですが、そのお話はまたの機会に。それでは次回も、乞うご期待！

文／石川由紀子　キャラクターイラスト／小迎裕美子　写真／PIXTA