「資料の捨て過ぎ」防止に「削除予定」フォルダが活躍

デジタル書類の捨て過ぎには「削除予定フォルダ」が有効

　続いて、データファイルの捨て過ぎを防ぐ方法ですが、基本的には紙ゴミと同じ。一時保管場所を作って一定期間、保管しておくというものです。この保管場所となるのが「削除予定フォルダ」。

ゴミ箱に移動する前に「削除予定フォルダ」で保管

　データも誤って消してしまうと、復旧が難しいもの。かといって、消去しないままではファイルがどんどん増え、収拾がつかなくなります。それほど大容量ではないにしても、いらないと思ったら捨ててしまいたいですよね。

　「削除予定フォルダ」に入れておくべきは、こうしたファイル。直接、ゴミ箱に入れるのではなく、ワンクッションおいてから削除するのです。

　案件ごとに作り、いらないと思ったファイルはどんどん入れていく。そして案件完了後、フォルダごとゴミ箱へ移動すれば、不要な書類をまとめてスパッと処分できます。なお、フォルダ名は「20171231削除予定」といった形で、削除する日を入れておくと便利ですよ。

ごみ箱に入れる前にポンポンポン

書類の捨て過ぎを防ぐポイント

◆紙ゴミもデータも一時保管場所を作るのが基本
◆紙ゴミは「マイごみ箱」で保管を
◆シュレッダーにかけるものは別途保管もアリ
◆データは「削除予定フォルダ」で捨て過ぎ防止

やる子　「そっか～、私みたいに捨て過ぎちゃう人って、結構いるんですね。ちょっと安心しちゃった」

すずまり姉さん　「そこ、ポイントじゃないから。安心してる場合じゃないっつーの」

やる子　「大丈夫！ 『マイごみ箱』も『削除予定フォルダ』も、今日から早速、実践しますから。それより姉さん、今日のプレゼンはどうだったんですか？」

すずまり姉さん　「そりゃもう、バッチグーよ。いつもに増して力が入ったわ。そうそう、さっきも思ったけど、最近は涼しいからワッキーの汗も抑えられていいわよね」

やる子　「ワッキー……、あ、ワキか！ いや、そんなワキ汗のことなんて、赤裸々に語っていただかなくても大丈夫ですよ」

すずまり姉さん　「え～、でも、頑張った証なのよ。こないだなんてすごくって、まるで日本一大きな琵琶湖のような形に……」

やる子　「いやいやいや、ホント大丈夫ですから！ じゃあ、私は『マイごみ箱』を買うので今日はもう帰りますっ。お先です！」

　そう言って、逃げるようにバタバタとオフィスを出て行くやる子。その姿を見つめながら、彼女が珍しく早く帰ることに喜び、「今日はチューズデー、チュッ」と投げキッスを送るすずまり姉さんでした。さて、次回も選りすぐりのすずまりメソッドをお届けします。乞うご期待！

文／石川由紀子　イラスト／小迎裕美子　写真／PIXTA