時間、それとも正確さ？ その仕事で優先すべきことを考える

　デスクワークに時間を費やし、ランチを抜いたり残業したりしてしまう。そんな人を見て思うのは、得てして完璧主義ということです。すべて自分で処理しないと気が済まない、作成する資料は細部にまでこだわるといった傾向は、あなた自身、あるいは周囲の人の中にもありませんか？

すべて100％でなくてOK！ 80％主義のススメ

　事務仕事は決まったテンプレートがない限り、万人に共通する完成形がありません。何をもって終わりとするかは、自分自身が決めること。もちろん、正確さは必要ですが、時間をかけ過ぎると「仕事が遅い」というレッテルを貼られてしまいます。

　完璧主義者は女性に多いようですが、手間を省ける仕事に時間をかけるのはムダというもの。そこで提案したいのが、「80％主義」でいくことです。例えば、資料の作成を大至急で頼まれたら、スピードが最優先。時間対効果を考えて「多少の誤字脱字は相手にチェックしてもらおう」と割り切り、提出時にそう伝えればいいのです。

丁寧に100％目指すより、80%で早く仕上げるほうがいいときもある
丁寧に100％目指すより、80%で早く仕上げるほうがいいときもある

振られた仕事は、期待や役割を考えてから着手

　最小限の時間とエネルギーで最大の効果を生み出すには、その仕事に対して自分が期待されることや、役割を知っておく必要があります。相手が求めることと自分の認識にズレがあると、お互いに時間と労力をムダにするだけ。そうならないよう、指示を受けたときは必ず「何を」「どのレベルまで」「いつまでに」するべきかを確認しましょう。