地道な行動が大切! パソコンのファイル整頓術

 メール添付で届いたファイルをデスクトップに保存していると、画面上はすぐファイルだらけになってしまいます。必要なファイルをすぐに見つけることができなくなるので、案件ごとにきちんとフォルダを作り、それぞれのファイルに置き場所を与えるようにしましょう。ミスを減らすには、こうした当たり前のことこそ大切です。

ファイル名に日付を入れて管理する

 パソコンのファイルを上手に管理するなら、ファイル名に日付や連番を入れると時系列になり、整理整頓がはかどります。相手とやり取りするファイルを修正するとき、「修正」「再送」などをファイル名に入れる人もいますが、最新のファイルがどれなのか分かりにくくなるのでやめましょう。

最終? 最新? もはやどれが決定版か分からない
最終? 最新? もはやどれが決定版か分からない

 なお、私が研修のテキストを作るときは「170425A社テキスト」と、実施日を入れています。こうしておくと、後で検索しやすいんです。相手とのやり取り中に修正が入った場合は、「170425A社テキスト(2)」と、おしりに連番を振っています。

日付と番号を振れば、どれが最新かすぐ分かる
日付と番号を振れば、どれが最新かすぐ分かる