地道な行動が大切! パソコンのファイル整頓術
メール添付で届いたファイルをデスクトップに保存していると、画面上はすぐファイルだらけになってしまいます。必要なファイルをすぐに見つけることができなくなるので、案件ごとにきちんとフォルダを作り、それぞれのファイルに置き場所を与えるようにしましょう。ミスを減らすには、こうした当たり前のことこそ大切です。
ファイル名に日付を入れて管理する
パソコンのファイルを上手に管理するなら、ファイル名に日付や連番を入れると時系列になり、整理整頓がはかどります。相手とやり取りするファイルを修正するとき、「修正」「再送」などをファイル名に入れる人もいますが、最新のファイルがどれなのか分かりにくくなるのでやめましょう。
なお、私が研修のテキストを作るときは「170425A社テキスト」と、実施日を入れています。こうしておくと、後で検索しやすいんです。相手とのやり取り中に修正が入った場合は、「170425A社テキスト(2)」と、おしりに連番を振っています。