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新年度に試すべき仕事のワザ 整理整頓や時間管理術も

2018年4月3日

すずまり姉さん直伝 人気の仕事ノウハウを厳選してお届け!

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4月、新年度が始まりますね。異動した、転職した、上司が変わった、昇格した、後輩ができた、新人が入ってきた……など、春は仕事の現場も様変わり。いつも以上に気を引き締めて仕事に向き合う時期でもあります。そこで、日経ウーマンオンラインでは、人気連載「鈴木真理子のミスなし、ムダなし、残業なし 信頼の仕事術」でおなじみ、すずまり姉さんがこれまでに教えてくれた超実践的仕事ノウハウの中から、特にこの時期に使えるテクニックを一挙紹介。未読の方は要チェックです!

異動や座席の引っ越し、デスクの整理整頓のチャンス!

長くて熱い異動挨拶は不要 要点を抑えた信頼メールのコツ

異動挨拶メール 意外と知らないお作法 コピペ文例も
 お世話になった方や、これからお世話になる方へ送る異動挨拶メール。やる子はまず社内の人たちへ「長くて熱~い」メールを送りました。まず、これが不要! なのです。さて、異動挨拶メールは、今後、相手とよりよい関係を築くために必要なもの。そのため、ただ異動の事実を伝えるだけでなく、感謝の言葉も文面に盛り込むことが大切です。

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自宅の整理整頓にも活用 これだけ守ればOK「3定」ルール

会社デスクを大掃除 資料や文具の正しい「整頓」術
 職場の環境を改善する方法の一つに、「5S」と呼ばれる活動があります。これは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字から成る言葉。今回、取り上げるのは、このうちの「整理」と「整頓」です。といっても、不要物を分けて捨てるまでを指す「整理」のコツは、以前にもお伝えした通り。そのルールにのっとって、いらないモノはどんどん処分しましょう。いらないモノを捨てたら、次はモノの置き場所と置き方を決める「整頓」。これをしっかりしておけば、探し物をする時間を減らせて仕事の効率アップに繋がります。「整頓」は、「見つけられる」「すぐ使える」「すぐ戻す」という3原則があるので、これにのっとって行うのがよいでしょう。

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会社の大掃除 1年間でため込んだ書類の整理整頓術

書類の性格別・ファイルの選び方&保管場所で整理整頓
 不要なモノを分けて捨てるまでが「整理」。中でも書類に対するコツは、以前もこのコラムでご紹介しましたね。書類が生まれたら手元に置き、役目を終えたら少しずつ遠くへ移動していく。つまり、書類のライフステージに合わせて置き場所を変え、最終的に手放すという方法です。書類の置き場所が変われば、ファイリングの方法も変わるもの。例えば、作成中や進行中の書類はたびたび使うので、中身が分かるクリアフォルダーにファイリングして手元に置きます。執務中はデスク上に立て、保管するときはデスク天板下の引き出しなど、取り出しやすい場所に置くのがよいでしょう。

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Profile
鈴木真理子
鈴木真理子(すずき・まりこ)
ヴィタミンM 代表取締役。三井海上火災保険(現三井住友海上)に事務職で入社し、約10年の勤務を経て起業。企業研修やセミナーで3万人以上に指導を行う。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)としても活動。著書は8冊、累計15万部突破。近著は「仕事のミスが激減する『手帳』『メモ』『ノート』術」(明日香出版社)。江戸っ子言葉でギャグ好きの姉御気質。数多の過ち経験を告白し、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱。
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