トヨタ式「スゴイ片づけ」隅から隅までお見せします

維持

片づけておいて！ と言わせない、「私が掃除しないですむ仕組み」をつくる。整頓されたオフィスを維持するには、部署全員が片づける意識を持つことが大切。手に取りやすい場所に掃除道具を置く、共有棚は管理担当者を明記するなどして、“○○さんが片づけておいて”ストレスからフリーに！

キャビネットには管理担当の名前を貼る
部署共有のキャビネットも、担当者を決めて明記。責任を持って管理する。

責任の所在が明らかに

掃除道具は壁のフックに掛けて“見せる”収納
オフィスの目立つ場所の壁に、掃除道具をフックに掛けて下げておく。「部長だってサッと手に取って掃除しますよ」。

フックに掛けて手に取りやすく！

右を向いても、左を向いても「片づけマナー」
使い方のマナーや片づけ方法などを書いたボードを至るところに貼り、注意を喚起する。

マナーを呼びかける

上司の「片づけぶり」を抜き打ちチェック！
1カ月に1回、「相互観察シート」を使い、上司・部下関係なく机の整理整頓の状態をチェックし合う。観察項目に沿って確認し、〇△×で評価する。

上司だって抜き打ちチェックされます

トヨタ式デスクを拝見！

机の上には、今使うモノ以外は出さないのがトヨタ式の鉄則。使っていない書類や資料は引き出しに入れておく。また、足元にはバッグ以外のモノは置かない。

見よ！この美しいデスク

出社時の山田伸一さんの机にはPCと電話だけ。書類やペンは引き出しに収納し、使うときに机の上に広げる。

ムダは一切ありません

1）左の引き出しには他部署との共通資料を収納。
2）中央の引き出しには「今日使う書類」を入れる。
3）右の一番上の引き出しにはペンやよく使う文具、個人の印鑑、名刺などを入れている。
4）右側の上から2番目の引き出しには、プロジェクトごとの資料を平置きに。

部署ごとの机の片づけ共通ルール

利き手側には使用頻度の高い書類を
取扱書類の多い管理部では、ファイルボックスと4段の書類トレーで文書を収納。利き手側によく使うモノを置く。

取扱書類の多い管理部

顧客情報を入れる引き出しを確保
トレーナー支援グループでは、顧客情報を扱うことが多い。社外秘の書類はファイルボックスに入れ、帰宅時は引き出しに収納する。

顧客情報を扱うことが多い部署。

◆部署別の「机上のあるべき姿」シートまで！

部署ごとに就業時と帰宅時の「机上のあるべき姿」を考えてシートを作成。維持できているかを定期的にチェックする

この方たちに伺いました！

63年トヨタ自動車入社。本社機械部を経て、堤工場でエンジン部分などの製造を担当。部下300人超の現場リーダーを務めた後、現職。カリスマトレーナーとして後身を指導する

経営企画部の岡内彩さん（左）と菅原ゆかりさん（右）、管理部の山本浩代さん（中）もトヨタ式を実践中。「上司にもアドバイスしています!」（岡内さん）

取材・文／福島哉香　撮影／小野さやか

日経WOMAN2015年9月号掲載記事を転載。情報は記事執筆時に基づき、現在では異なる場合があります。