連動する作業時間もすぐ押さえる！

1つ仕事が入ったら、それに関係して発生するタスクのための時間も、すぐに確保してしまおう。「書類作成など、“できるときにやる”仕事は、予定に組み込み忘れ残業の原因に。必ず書き出し、時間を確保しておきましょう」。


●予定が入ったらすぐにスケジュール帳に書く

予定が入った時点で、すぐにスケジュール帳に記載。それまでの日程にどれくらい余裕があるかも、目算でしっかりと確認しよう。




●確定できる予定はすぐに入れてしまう

上で入れた予定に関連して、ミーティングが必要など、日時を決めて確保しなければいけない予定は、すぐに決定しスケジュールに。




●いつまでにやるかを付箋で見える化

日時を細かく設定はしないが、必ずやる仕事は付箋に書き、「だいたいこの辺りでやる」というところに貼っておく。動かせない予定が重なった場合、前倒しして動かし、作業時間は必ず確保を。

こんなときどうする？ Q&A

Q1.頼まれ事ばかりで自分の作業ができない
A.MY集中タイムを設定し周囲に宣言

後から後から仕事を頼まれてしまうのが悩み、という人は「この時間、私は○○します!」と周囲に宣言を。仕事を断るよりも理解を得られやすい。



Q2.ミスが多い後輩のせいで余計な仕事が増える！
A.予定に「後輩指導」の時間を確保すべし

「人に頼む仕事は、スケジュール上で所要時間をゼロにしがち。初めての仕事を後輩に頼む場合は指導の時間を確保。人材育成にもつながります」。



Q3.シングルの私。ついついずるずる残業を…
A.終業後に動かせない予定を入れるべし

田村さんもかつては残業を抱え込むタイプだった。「弊社代表の小室淑恵に『先に終業後に動かせない予定を入れなさい』と言われ、実践しました」。

〜私はこうしました〜
「大阪マラソンのチャリティーランにエントリー。100人から寄付を集め、残業せずに練習するように追い込みました。ほかにも、勉強会を主催するなど、周りを巻き込んでいます」

この人に聞きました
田村優実
田村優実さん
ワーク・ライフバランス コンサルタント
全国の企業や組織で、残業を減らして売り上げを上げる働き方の見直しコンサルティングや講演・研修などを行う。広報室長も兼務し、5人のメンバーをマネジメントする。

取材・文／三浦香代子　写真／小野さやか

日経WOMAN2015年5月号掲載記事を転載。情報は記事執筆時に基づき、現在では異なる場合があります。