田村さんの手帳を見ると、始業前に1日の仕事内容を把握し、急な仕事や頼まれ事に対応できる「クッションタイム」を設けるなど、効率化の工夫がされている。「今は時間があるから残業して仕事をこなせている人も、将来、子育てや介護で働ける時間が限られる可能性があります。それでも長く働き続けたい──。そのためにも、余裕がある時期から、効率的に働くことを追求することが大切です」。
田村さんの「ワークライフバランス手帳」テクを公開
常に手帳を眺め、先々の予定を確認
移動時間などのすきま時間も、メンバーとプチ面談したり、回覧資料を読み込んだり、大切な業務時間と考える。このウイークリーページとは別にマンスリー、イヤーページも使い、先々の予定も頭に入れて準備する。
1）チェックしたいことは欄外に書いておく
取材を受けた記事が掲載される日やテレビの放送日など、スケジュールではないけれど、チェックしたいことは、その日の欄外に。
2）時間を限定しないタスクは付箋に書く
時間を限定しないタスクは、付箋に書いて動かせるようにする。アポが入ったら、前倒しに作業時間を動かすことで、期日を守れる。
3）相手に伝えるべき内容を書き出して下準備
打ち合わせ前に相手に伝えるべきことを箇条書きに。「伝え忘れがあってはせっかくの時間が無駄になるので、準備を怠りません」。
4）3色のペンを使いスケジュールを色分け
仕事は黒色、取引先との予定は青色、プライベートは赤色と色分けして書き込み、手帳を見たときひと目で予定が分かるようにしている。
5）週に1度は何もしないリラックスタイムを
前職では残業続きで体調を崩したという田村さん。そのため週に1度は「あえて何もしない日」を、スケジュール手帳でも確保している。
6）重要度の高い案件はTO DOを細分化する
コンサルティングの準備など大きな仕事はTO DOを細分化。「どのくらいの時間がかかるか、誰に依頼するか分かり、仕事を進めやすくなります」。
使っているのはコレ！
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