「返信は24時間以内」が今や常識！？
「仕事で送ったメールはいつまでに返信がほしいか」（急ぐ場合を除く）という問いでは、「1日（24時間）以内」（41.71％）が最も多い結果に。「1時間以内」10.85％など1日（24時間）以内に返信がほしい人の合計は、86.24％となりました。メールを受信したら1日以内の返信が望ましいといえます。
実際に、仕事で受け取ったメールに「1日以内に返信をしている」人は93.92％でした。ただし、メールの返信が遅れてしまうことが「よくある」「たまにある」の合計が71.08％で、理由は「すぐに結論が出せない」54.85%、「忙しくて時間がない」44.74％、「第三者の確認や回答、判断が必要」36.77％と続きました。
「1日以内の返信」は、円滑なメール・コミュニケーションのポイントなのかもしれません。もしすぐに返信できない場合も、「検討の上、改めて◯×までにお返事します」などと、いったんメールを返しておくほうがいいでしょう。
1日の受信メールは平均12通、作成時間は5分が最多
最後に、基本情報をおさえておきましょう。仕事で1日に送受信するメールの平均数は、送信が約12通、受信が約55通でした。「仕事でメールを1通作成するのにかかる平均時間」は「5分」36.24％が最も多く、5分以内が半数を超えました。一方で、10分以上かかる人が32.81％います。
1日に12通×10分とすると、1日2時間をメール作成に使っていることになります。できるだけスピーディにメールを作成することが、業務時間の短縮につながるでしょう。
現代社会において、メールは仕事で連絡を取るメインの手段になっています。円滑に仕事を進めるためには、曖昧な内容のメールは避け、早めに返信することが重要です。また、メール1本にかける時間を短くすれば、業務を効率化できます。自分のメール・ライフ、メール・コミュニケーションについて、ぜひ見直してみましょう。
文／佐々木恵美 写真／PIXTA
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