小さな習慣から斬新な時短術まで～読者の仕事効率化

ミスや残業を減らす、効率を上げる―お仕事術の知恵がいっぱい！

2017.03.13

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（2）ノートやパソコンを活用して段取りを計画する

　書き出すことで客観視したりミスを防いだりする方法は、自分なりに工夫して実行している人が多いようです。さらに携帯電話やメールの活用、会議の設定など、細やかなアイデアがたくさん挙がりました。

リストやメモで「見える化」して頭を整理

メモに書き出してみよう (C) PIXTA

◆ 意外と簡単なことでも忘れてしまうので、たいしたことでなくてもメモ帳やノートに書き留めておくようにしています。（29歳、営業）

◆ 手帳にToDoリストを書き込み、順位付けして仕事に取り掛かります。（38歳、製造、経理・人事）

◆ やらなければならないことは、期限とともに付箋に書き出し、見えるところに貼っておきます。（26歳、教育、専門職）

◆ やらなければいけない仕事を一つひとつ付箋に書いて、パソコン画面の下部に優先順位順に並べます。今ある仕事を一目で把握できるし、優先順位が変われば簡単に並べ替えられます。頼まれごとをしたらすぐに書いて貼るという癖を付けたら、頼まれたことを忘れるというミスがなくなりました。周囲の人も私の仕事状況を把握できるし、仕事を溜め込んで「貼る場所がないっ！」とならないように、頑張る目標にもなります。（31歳、建設・不動産、一般事務）

◆ 仕事を四つグループに分けて、取り掛かる順序を分かりやすくしています。緊急度の高低、重要度の高低で座標軸をノートに書き、仕事が発生したときや始業前、前日の終業時にやることを付箋に書き起こし、ノートの座標軸に貼っていくのです。仕事に取り掛かるときは、重要度が高く、緊急度の高いものから。優先順位が視覚的にはっきりし、分量も分かるため頭の中もスッキリ。あれこれやらなくてはという変な焦りが消えます。付箋が消えていくのも爽快です。（39歳、製造、研究開発）

パソコンや携帯電話をうまく活用する

◆ 漢字変換の辞書登録機能を活用して、メールの返信にかける時間を短くしています。「おつ」→「お疲れさまです。」、「あり」→「ありがとうございます。」などを登録しています。（27歳、金融・証券・保険）

◆ 会社のメールは携帯からでも見られるので、通勤中や移動中にチェックして返信。できるだけ社内ではメールに費やす時間を減らすようにしています。（29歳、営業）

◆ 営業先や外出中に「あれもやらなきゃ！」と思い出したことは、その場で携帯メールで単語だけ簡潔に打って、会社メールアドレス宛てに送信します。会社に戻ったらまずはメールをチェックするので、「そうだった！」と作業忘れの防止になります。（29歳、営業・営業事務）

◆ スケジュール帳とスマホ、両方へ同じように予定を書き込むようにしています。少し面倒ですが、2度同じ作業をすることで今週はこれをやるといった振り返りができるため、ダブルブッキングや急に予定を思い出して焦るといったミスがなくなりました。（34歳、IT・通信、企画・広報）

自分の仕事と生活をしっかり振り返る

◆ 毎日「予定・現状・課題」をノートに書いて復習するようにしています。（31歳、製造、経理・総務）

◆ 自分だけの週報を書くようにしています。週報には、「予定」「実際」「朝」「アフターファイブ」「備考」の欄を設け、プライベートも仕事も合わせて見渡すことで生活にメリハリが付き、モチベーションアップになっています。また、必ず月曜の朝に週の予定をチェック、毎朝その日の予定をチェックすることをマイルールにしているので、その週・日の目標が明確。何をするか迷ったり困ったりしたら週報を見ることで、全体の時間短縮に取り組んでいます。（29歳、製造、技術職）

◆ 残業癖があるので、毎日三つ、「このおかげで残業しなくて済んだ」という良い点、そして「これをやったせいで残業しちゃった」という反省点を挙げることにしました。ノートに書き出したりしなくても、就寝前や通勤中などの空き時間に自分の仕事の仕方を振り返るようになっただけで「もっと効率よく働く方法はないか？」と考えるようになり、少しずつ仕事のやり方が改善されてきている気がします。（32歳、製造、一般事務・営業事務）