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仕事が速くなる! 小ワザまとめ~アナログ編

2014年3月31日

整理整頓から人心掌握まで! 働き女子が実践するテクを紹介

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 全国の働き女子に聞いた「仕事をスピーディーに進めるための工夫」(回答者数:1211人 調査期間:2014年2月1日~28日)から、前回はデジタル機器を使った時短テクをご紹介してきました。今回は手書きでのスケジュール管理や、リスト&メモの活用、整理整頓などアナログ派の小ワザをラインアップ! デジタル機器に弱くてもすぐにできる、効率アップのテクニックが満載です。

●基本は整理整頓。探しモノをする時間はムダ!

 アナログ派が声を揃えるのが「デスクの整理整頓」。書類を一度にたくさん広げない、使ったものは都度戻すなど基本を押さえれば、仕事時間がグッと短縮される。皆さんのバラエティ豊かな整理法を一挙公開。

<デキる女子は、机上が綺麗>
「とにかく机上をキレイにしておく。1件ずつ処理して、片付けてから次の書類を広げる」(38歳)

「退社前に机の上は必ず片づけ、翌朝すぐ使うものを一番上の引き出しにセットしています」(28歳)

「机の周りが整理されていないと仕事の能率が悪くなります。整理すると書類などを探す時間が短縮され、頭の整理にもつながります」(35歳)

「書類をしまうときは、急いでいても分類する。できないくらい時間がないなら、しまわない。しまった後から分類するのはダメ!」(30歳)

<棚分けやファイリングも一手>
「見ていない書類と済んだ書類の棚を分け、ビジュアル的にパッとわかるようにしている」 (25歳)

「100円均一に売っているA4サイズのプラスチック棚を2個置いています。上の段には急ぐ業務の書類、下の段には保留や後回しにしていい書類を置いています」(37歳)

「よく使う資料は手元にファイルして、見やすくインデックスを付けています」(41歳)

<クリアファイルは整理のマストアイテム>
「共通案件ごとにクリアファイルに入れ、案件名がわかるようにして立てて管理しています。さらにBOXを『これから手をつけるもの』『処理中』『完了』に分け、進捗に応じて移動させています。書類は立てて整理したほうが仕事の量を把握しやすいです」(33歳)

「整理整頓を徹底する。ファイリングは日付順を必ず守る。日頃から気をつけていると、何か探し物をする時に時系列に沿って調べれば早く済む」(24歳)

「クリアファイル管理法をしています。仕事が舞い込んできたら関連書類をひとつのクリアファイルにいれます。クリアファイルを急ぎの順ごとに上から並べておきます。ひとつの仕事を片付けたらクリアファイルの書類をファイリングして空にして完了。退社時も、翌日とりかかる順番を分かりやすく見直しをしてから帰宅します」(28歳)

「最もアクティブな案件に関する書類はクリアファイルに入れてすぐに見られる場所に保管し、沈静化しているものや終了したものはファイリングしてキャビネに保管する」(40歳)

●仕事の流れをスムーズにする「時間管理」

 出勤時や退社前など、自分の抱えている仕事を整理しておくことで1日をスムーズに過ごすことができる。雑事が溜まってきたら、自分なりの集中タイムを取るという声も多く寄せられている。

<朝イチ、就業前のひと手間>
「朝、1日の流れを確認すること。タイムテーブルを思い描くことで、メリハリある仕事ができると思います」(31歳)

「朝の通勤電車の中で、1日の仕事の段取りを考えます。職場についてからスムーズに動き出すことができて、効率的です」(28歳)

「通勤時の電車の中で、1日のスケジュールを確認、順番を決めておく。会社に着いてからそれを基に仕事を進めつつ、当日に増えた仕事と並行して行う」(年齢不明)

「前日終業時に、翌日のTo Do リストを作成する。優先順位の高いものから最大5件までに絞る」(36歳)

<自分時間、他人との作業をバランス化>
「変えられない予定、特に自分以外の人が関係する仕事は、期日まで時間があっても5日前には終わらせておく。2週間に一度は、1日書類の製作に集中する日を作ります」(23歳)

「週に1日雑用のみをする日を作っておく。雑用は後回し用のボックスにとりあえず入れておく」(年齢不明)

「溜まった急ぎではない仕事は出張にもっていく。出張先だとはかどる」(39歳)

「本当に忙しいときは、打ち合わせを入れられないようにスケジュールをブロックしてメール処理などデスクワークに専念する」(30歳)

<朝時間の有効活用>
「朝ちょっと早めに仕事にいき、邪魔の入らない時間に面倒な仕事の整理をする」(24歳)

「毎日ほかの人よりも早く出社して、個人の仕事にじっくり取り組む時間を作る。周りに人がいるときには、何か頼まれてもすぐに対応できるように余裕を設けています」(30歳)

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