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仕事が速くなる! 小ワザまとめ~デジタル編

2014年3月27日

働き女子が実践する「仕事効率アップ」のデジタル小ワザ

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 なにかと慌ただしい年度末―。日々のルーティンワークから、新規のプロジェクトまで「仕事をスピーディーに進めるために工夫していること」を全国の働き女子に聞いてみました(回答者数:1211人 調査期間:2014年2月1日~28日)。まずは、メールのやり取りや書類作成など、デジタル機器で時間を短縮するヒントを抜粋。この春、新社会人となる人もぜひ参考にしてみて。

●メールを制する女子は仕事を制す!

 取引先とのやり取りはもちろん、社内の連絡や情報共有もメールで行うオフィスがほとんど。大量に送受信するメールをどう処理するかが「仕事を速く進める」キーポイントともいえる。メール文書の作成から、受信メールの処理まで小ワザが集まった。

<溜めずに即処理! 移動中も確認する>
「毎週月曜の出勤直後はメール整理の時間を取っています。いらないメールはどんどん捨てればメールフォルダ自体がTo doリストになります」(29歳)

「移動時間内にメールが確認できるように、iCloudを利用してPC、スマホ、iPadで同じメールが見られるようにしている」(年齢不明)

「会社のメールはGmailに転送して、移動中はスマートフォンで迅速に確認、対応」(30歳)

<集中したいときは、あえて見ない>
「outlookのデスクトップ通知をオフにする。メールの着信によって作業を中断されないので集中できる」(27歳)

<文書作成には語句登録が有効>
「使用頻度の高い文言(お世話になっております、など)は、単語の登録をしておいて、『おせわ』と入力するだけで、一文が表示されるようにしている」(33歳)

「文章、メールの決まり文句は最初の単語等で出てくるように文字登録。形の決まったメールは、outlookのクイック操作を活用しています」(36歳)

「メールの署名部分にあいさつなどの定型文を打ち込んでおく。あとは本文を書き足すだけにしています」(39歳)

<自動振り分けで自分仕様に>
「メールはoutlookの自動振り分けで部署メンバー、お客様、上司、マニュアル関係などフォルダ分けしています」(36歳)

「メールは社外のものは送信元の企業別、社内では送信元部署別にフォルダに、仕分けられるように設定しています。文章を早く打つためには頻繁に使う社名、一発変換できない専門用語は辞書登録するなどして使用しています」(年齢不明)

「先の仕事に関わるメールは、バラバラ届いていたものをフォルダ分けしてまとめて、いつでも確認できるように備える」(31歳)

「メール整理はGmailのラベルで。最初の設定をしっかりしておけば、ほぼ完璧に分類してくれる」(26歳)

<思わず相手を引き込むメールは、こうつくる!>
「できる上司のメールがなぜ分かりやすいかを考えて、真似すること」(26歳)

「メールはテンプレートを作成しておくだけでなく、印象の良かったメールや、綺麗な文章だと思ったメールをフォルダに分けて保存しておき、自分がメールするときに活用する。重要なメールを書くときに、毎回見本などを探さなくてよくなりました」(27歳)

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