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好印象「愛されメール」10のルール(下)

2013年2月28日

女性ならではの柔らかさを表現してみる

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「断る」「謝る」といったネガティブなことを伝えるときも

なぜか爽やかな印象を残せる「愛されメール」の秘密とは?

前回に続き、もらった相手がうれしくなるメールの書き方のルールを紹介します!

ルール6
積極性をアピール!「自分の思いをさりげなくプラスする」

 メールは、書き方の作法が決まっている“手紙”とカジュアルなスタイルで用件を伝える“電話”との間に位置する、便利なコミュニケーションツール。堅苦しい文章を使わなくても、相手に気持ちを伝えられる。「こういったメールのメリットを生かせば、女性ならではの柔らかさも表現できます。用件のみを伝えるのではなく、文末にさりげなく自分の気持ちを盛り込むと、マニュアルにはない温かみのある文章に仕上がります」。例えば、相手から何かを教わる場合は「お知らせください」だけではなく、「お知らせいただけるとうれしいです」というように、最後に自分の感情を付け足してみて。これだけで文面の堅さが取れる。

自分の気持ちを付け足す場合
「ご参加いただけますか」
⇒「ご参加いただけるととてもうれしいです」

「お送りください」
⇒「お送りいただけるとありがたいです」

「行けません」
⇒「とても残念ですが、行くことができません」

ルール7
メールの返事をスルーされないコツ「答えやすい内容に」

 「返事を待っているのに、なかなか来ない。もしかしてスルーされた?」と気をもむ場面は、けっこうあるもの。返事を催促するのはストレスなので、相手にスルーされない予防策を取ることも大切。

 「メールの返事を確実にもらうための原則は、相手が答えやすいように文章を書くことです。イエス・ノーで答えられるようにしたり、具体的な選択肢を挙げたりすることで、相手の返信メールを作成する負担はぐっと軽くなります。この工夫と努力は惜しまずに」

 質問を投げっ放しにするのではなく、自分の意見を添えるのも手。「どう思いますか?」とザックリと聞くよりは、「私はこう思うのですが、いかがでしょう?」のほうが親切感は上がる。

相手が答えやすい工夫
選択肢を提示して、答えの範囲を狭めておく
「イタリアンと和食でおすすめ店があります。どちらがいいですか?」

こちらの要望を伝え、「はい」「いいえ」で答えられるようにする
「今回の待ち合わせは、△△駅東口の銅像の前が一番便利かと思います。そこでいいですか?」

代替え案を入れておき、相手のプレッシャーを軽減する
「どの日も難しいなら今回は見送って、○月×日頃に再調整するのもいいですね」

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