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好印象「愛されメール」10のルール(上)

2013年2月27日

「断る」「謝る」の場面も爽やかな印象に

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「断る」「謝る」といったネガティブなことを伝えるときも

なぜか爽やかな印象を残せる「愛されメール」の秘密とは?

もらった相手がうれしくなるメールの書き方のルールを紹介します!

用件と気遣いのバランスがポイント

 顔を合わせる機会が少なく、メールのやり取りが中心でも、「いつも感じがいいな」と思わせる人がいる。そんな人は、情報はしっかり伝えつつ相手に好印象を与えるような「愛されメール」を出しているはず。コミュニケーション・インストラクターの杉山美奈子さんは愛されメールについて、「『用件』と『気遣い』の合わせ技がポイント」と説明する。「携帯メールのほんの短いメッセージであっても、用件と気遣いの両方を取り入れることで相手の心に響く、愛されメールになります」

 杉山さんによれば、例えば「誘いを断る」というようなネガティブな内容であっても、愛されメールに変えることは可能だという。「(1)『誘ってくれてありがとう』(感謝)、(2)『でも、今回は行けそうにないの。ごめんなさい』(謝罪)、(3)『実は、その日は親戚の結婚式があって……』(理由)、(4)『でも、来週はどう?ぜひ会いたいな』(提案)というように、感謝の気持ちや代案の提案といった相手にとってのプラスの要素を盛り込むことで、ネガティブな印象は和らぎます。断られても相手がまた誘いたくなるように、自分の気持ちを伝えるのが愛されメールの極意といえるでしょう」

 日常のなにげないメールでも、“相手目線”で文章を書くのがコツ。「私はこう思うけれど、あなたはどう?」と一方的ではない話の進め方だったり、「あのときの○○、おいしかったね」という共有できる話題を出したり…。「あの人のメールは心地よいな」と思ってもらえる、愛されメールを目指すための10のルールを挙げてみたので、ぜひ取り入れてみて!

ルール1
メールは“見た目”が命!「受け取った相手に安らぎ感をもたらす」

 メーラーを開いたとき、まず目に入るのは、内容よりも全体のボリュームや文字のレイアウトであることが多いもの。つまり、“読む”よりは“見る”印象が強い。例えば、ワンセンテンスが長すぎるメールは読み手もウンザリして当然。不快感すら与えてしまう場合も。パソコンでは30文字程度で改行し、話題が変わるごとに改行して余白を入れると読みやすさがアップ、安心感を与える体裁になる。

 また、文章中に相手の名前を盛り込む気遣いがあると、親近感が湧き、受け取った相手もうれしい。「絵文字を入れる場合は用件のところではなく、『ありがとう』『楽しかった』といった自分の感情を表すところに1つだけ添えるようにします」

安らぎを与えるポイント
本文に相手の名前を入れて呼びかけるようにすると、親近感がアップする
「素敵な贈り物をありがとうございました。さすが○○さん、セレクトのセンスが私の好みにピッタリでした!」
PCメールなら30文字程度で改行するなど、見た目をスッキリさせる
トピックごとに段落を変えて余白を入れ、文字による圧迫感を軽くする

ルール2
自分中心メールはNG!「文章の主人公は自分ではなく“相手”に」

 もらってうれしいメールの基本は、送る相手のことをどれだけ大切に思っているか、ということがしっかりと伝わるメール。文章の書き方をひと工夫するだけで、相手の受ける印象は様変わりする。

 例えば、単純に「こんな本を読みました」と書くよりも、「先日○○さんが『面白かった』とお話しされていた本を私も読みました」と伝えたほうが、相手は「自分との会話をちゃんと覚えていてくれたんだな」とコミュニケーションに手応えを感じることができる。「自分が主体で話を進めるよりも、相手を意識した文章にするのがポイント。同じ話題でも、さりげなく相手を登場させることで心に届くうれしいメールになります」

相手を意識した文章づくりのコツ
「無事に終わりました」
⇒「○○さんのアドバイスのおかげで、無事に終えることができました」

「面白い映画でした」
⇒「面白い映画でした。よかったら、○○さんもぜひ見てくださいね」

「△△を体験しましたが、苦戦しました」
⇒「△△を体験しましたが、苦戦…。○○さんなら、上手にこなすのだろうな、と思いました」

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