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ビジネスメールのきほんQ&A

2013年2月26日

メールと電話、どう使い分けたらいい?

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メールのお作法は状況や相手によって“正解”が変わるため、

勘違いしていることや、迷うこともたくさんあるもの。

今どきの常識をしっかりと身につけて、ビジネスメールを強い味方にしよう!

Q1.メールで伝えるべきことと、電話のほうがいいこととは、どこで分けたらいい?

A.メールと電話、それぞれのメリットを重視した使い分けを

「メールは『相手の時間を拘束しない』『備忘録として活用できる』、電話は『急ぎの案件に対応できる』『微妙なニュアンスが伝わる』など、それぞれのメリットで使い分けを考えるといいでしょう」(平野さん)。「お願い案件の場合、面識のない相手にはまず電話を。以後はメールでやり取りをするようにしています」(森川さん)

Q2.それほど関わりの深くない相手へのメールで「お世話になっております」は変?

A.語尾を変えるだけの「お世話になります」で、オールマイティに!

「『いつもお世話になっております』を『お世話になります』に変えれば、未来の可能性も含まれるのでオールマイティなフレーズになります」(森川さん)。「相手に違和感を抱かせないようにしたいので、『はじめまして』や『ご無沙汰しております』など、相手によって適宜、使い分けるようにしています」(平野さん)

Q3.「!」などの記号や顔文字や絵文字を入れるのはアリ?ナシ?

A.相手に合わせてバランスを考えた盛り込み方で

「顔文字や絵文字の頻度のバランスは、相手のメールを見て、それに合わせて使うと失敗が少ないでしょう」(平野さん)。「『お会いできるのを楽しみにしています!』というように、感情表現の一つとして文末だけに記号を入れるのはアリだと思います。ただし、乱発は避けて1メールに一つくらいで」(森川さん)

Q4.会社によって異なる役職名や敬称、敬語のルール。正しい使い方の基準は?

A.社内と社外で敬語の崩し方を使い分けるという方法も

「社内であれば、会社の慣例やしきたりに合わせればOK。社外であれば、基本的には正しい敬語を使うようにすると失礼に当たりません」(平野さん)。「もちろん相手や状況にもよりますが、個人的には堅苦しい敬語を使うより、しなやかな丁寧語で文章を書くほうが、女性らしさも出せておすすめです」(森川さん)

Q5.すぐに対応できない場合、返信のタイミングやリミットはいつ?

A.メールを見たことだけでもなるべく早く相手に伝えるのがベスト

「簡単に返せるものは見たらその場で返信を、時間をかけて検討すべきものは『後ほど改めてご連絡いたします』とメールを見たことはすぐに伝えるようにしています」(森川さん)。「メールの返信は早ければ早いほうがいいでしょう。社内は当日中、社外でも翌日を目安にすると、相手に前向きな姿勢が伝わります」(平野さん)

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