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時間が半分に!?魔法の「時短メール」術

2013年1月23日

単語登録とテンプレートを活用してみる

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あなたが仕事で1日に送るメールは何通くらい?

会社名や名前を毎回入力したり、文章を何分も考えたりするのは、今日でサヨナラ!

メール時間を魔法のように短縮するワザ、教えます

何でもメールに頼ると効率が落ちる場合も

 仕事のメールの本数は、1日0通という人から、中には送信50通、受信100通という人まで様々(読者アンケートより)。1通を2分で書いたとしても、1日10通送れば計20分、年間(250日)ではなんと83.3時間をメールだけに費やすことに!

 「その時間はもっと減らすことができます」と、ビジネスメール教育を手がける平野友朗さん。「まずは、メールの本数そのものを減らすことを考えましょう。社内の相手には直接話す、文章で説明するのが難しければ電話をするなど、メールを使わないほうが早くなるケースは多々あります」

 また、謝罪や注意は、基本的にメールではなく対面や電話で直接伝えるのが望ましい。

 「依頼する場合にも、事前に相手に軽く話を通しておき、メールを確認だけに使うようにすれば、何度もやり取りする手間が省けます。5通送っていたメールを2通に減らせば、60%もの効率アップになりますよ」

 その上で、メールを書く時間を短縮するには「単語登録」が便利。「自分の名前やあいさつ文は打ち慣れているため、時間がかかっているという実感が小さい。これらを単語登録することで、1日数分は短縮できるはずです」

 また、文章を考える時間を短縮するためには、テンプレート(ひな型)を活用しよう。特に、断りや催促など、相手に気を使うシーンでは文章を書くのに時間がかかりがち。下をアレンジし、時短に役立ててみて。

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