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仕事がラクになる!上手な「手抜き力」

2013年1月21日

「省き方」を知ることも時短への大事なカギ

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頑張っているのに仕事が早く終わらない…。

そんな人はもしかしたら、上手に「手を抜く」ポイントを知ることが必要かも。

「頑張りどころ」と「抜きどころ」を抑え、周囲からの評価も保ちながらラクに働く方法、教えます

ラクしたいと思うのは悪いことじゃない

 「考えがまとまるのに時間がかかる」「必要以上に丁寧に作業してしまう」「他人に仕事をお願いするのが苦手」…。仕事が遅くなる理由を読者アンケートで聞くと、こんな悩みが多く寄せられた。一生懸命やっているのに、うまくいかないのはなぜだろう?

 ストレスマネジメント学「コーピング」の認定コーチ、伊庭正康さんによると、人は皆考え方のクセのようなものを持っていて、頑張りすぎの背景にはいくつかの思考パターンがあるという。「期待に応えたいという『完璧主義』、評価が下がったら先がないという『マイナス思考』などから、手を抜けない人が多い。でも、自分の思考のクセを知っておけば、意識的に修正することは十分可能です」

 完璧主義の人は「とりあえずここまでできたからOK」、マイナス思考の人は「たとえ失敗しても次がある」などと繰り返し自分に言い聞かせることで、頑張りすぎの自分から離れられるという。

 『8割捨てたら仕事は9割うまくいく』などの著書がある臼井由妃さんも、適度に手を抜くことの大切さを指摘する。「手抜きという言葉は、マイナスの意味で使われがち。しかし『少しだけ手を抜きたい』と思うこと自体、それまで真剣に仕事に取り組んできた証拠。悪いことではありません。上手な手抜きとは、さぼることではなく、仕事の要・不要を考えてムダを省き、効率アップを図ること。これができれば、働くことが今よりラクになります」(臼井さん)

 では、どんな観点からどの仕事を手放したらいいのか。臼井さんは「周囲に迷惑をかけないためにも、チームでやる仕事や、その先に多くの人がかかわっている仕事を優先し、ひとりで進められる仕事の中で省けるポイントを考えましょう」とアドバイスする。

 伊庭さんは、仕事を4つに分類し、緊急度も重要度も高い仕事を「今日やる仕事」と決めることをすすめる。「残した仕事も『ECRS(イクルス)の法則』で、さらにムダを省いていきましょう」(伊庭さん)

 また臼井さんは、「上手に手を抜くには、周囲とのコミュニケーションが欠かせない」と指摘する。

 「例えば、上司から仕事を振られたとします。丁寧さよりもスピード重視なのか、完璧に仕上げることを求められているのか。知っていれば手を抜くポイントは見えてくる。引き受けるときに、一言、仕事の目的を確認しましょう」

 同僚や部下と仕事を分担するにも、普段のコミュニケーションが大切。また、ラクに働くためには、PC操作や報告書作りなど実際の業務に必要なスキルを上げて、物理的な面からスピードアップを図る工夫も欠かせない。次ページを参考に、あなたも上手な「手抜き力」を身に付けてみよう。

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