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仕事の効率がアップする朝時間の過ごし方

2010年4月8日

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仕事の効率アップは朝の5分で決まる!

 朝、会社に到着しても、「どの仕事から手を付けよう…」などと考えているうちに時間がたってしまう――。そんな毎日を過ごしている人はいない?

 朝は頭が冴え、仕事の効率も上がり、作業がはかどるゴールデンタイム。そんな出社後の朝時間を生かすためにも、仕事が始まる前に、じっくり手帳と向き合う習慣を身に付けよう。

 まずは手帳を開き、何時にどんな予定が入っているのか、その予定をこなすにはどんな作業が必要なのかを考えよう。

 次に、それらの作業をTODOリスト化し、優先順位を付けて。

「リストに書き込んだ作業の中には、実は自分が手がける必要がない、他の人に任せてもいい仕事もあるはず。時には、重要度の低い仕事は他人に任せると割り切ることも、よりよい成果を挙げる上では大切です」(人事・組織コンサルタントの常見陽平さん)

 優先順位を付けたら、それらの作業をどの時間帯に終わらせるかを考え、自分自身のスケジュールに“アポ入れ”しよう。その際、重要なのは「作業にかける時間の長さを決め、それを守るよう心がける」こと。目標を設定し、集中しながら目の前の仕事と向き合うことで、緊張感が生まれると同時に、仕事のスキルも向上していくはず。

Step 1

手帳を開いて、今日一日の流れをチェックする
「まず最も大事なことは、集中して手帳を“読み込む”ことです」(常見さん)。単に手帳を開いて、その日の予定を確認するだけではNG。その日のアポや仕事の納期を万全な状態で迎えるためにはどんな準備が必要なのか、準備を完了するためにはどのくらいの時間が必要なのかを考えることが重要だ。加えて、その日のスケジュールの中で自由に動ける時間はどのくらいあるのかをチェックすることも忘れずに

Step 2

「今日やるべきこと」を書き出し、優先順位を付ける
Step1で仕事の予定や納期を確認したら、「自由になる時間を使って、今日やるべきこと」をTODOリスト化しよう。リストは手帳の空きスペースに書いても、別のノートや紙に書いてもOK。「やらなくてはいけないことを書き出し、“みえる化”するだけで、落ち着いて仕事に取り組めます」。その上で、仕事の重要度やスケジュールに応じて、どの作業を先に手がけるべきかを考え、優先順位に従ってリストの項目に番号を振っておこう

重要度×緊急度に応じて
やるべき仕事を見極めて

Step2でTODOリストを作ったら、それぞれの作業の重要度と緊急度を考え、左のようにマッピングしてみよう。ポイントは、緊急度は低いけれど重要な仕事に重点的に取り組める環境を整えること。質が高まり、評価につながりやすいからだ。「急ぎで重要な仕事は、処理する時間が十分でないのなら完璧を目指さないほうがいい場合も。効率よく短時間で終わらせるよう策を練って」。緊急だけれど重要でないことや、緊急でも重要でもないことは、他の人に任せるのも手

Step 3

再び手帳を見て、いつ、どの仕事をすべきか振り分ける
Step2で、今日やるべきことに優先順位を付けたら、どの時間に何を手がけるかを決め、自分自身に「アポ入れ」をしよう。時間軸に沿ってスケジュールを記入できるバーティカルタイプの手帳を使っている人なら、スケジュールの中に自分がやるべきことを具体的に書き込んでおくのも手。「いつ、どの時間帯に何に着手すべきかが朝の段階で把握できていれば、時間の無駄を減らすことができる。仕事の効率も格段に上がります」

Step 4

余裕があれば、1~2週間先の予定もチェックして
Step1~3を終えても時間的に余裕があれば、1週間、2週間先の予定までチェックして。先々において“重要かつ緊急”な仕事を生み出さないよう、やるべきことを分散させ、日々の計画に組み込んでいきたい。「とはいえ、同じ業種の友人とランチをしながら情報交換する、日頃目を通さない資料を読むといった適度な“遊び”の時間を設けておくことも大切。やるときは集中して効率よく仕事を進め、空き時間を確保してほしいですね」


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