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目からウロコの仕事ハック

必ず押えておきたい!メール術10か条

2015年1月8日

もう1度確認しておきたい!忙しい人のための時短メール術とは?

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本コラムでは仕事を効率よく行うためのさまざまなノウハウを取り上げたウェブサイト99Uの記事をご紹介し

ていきます。「アイディアを実現するためのカリキュラム」の提供を目的とした本サイトでは仕事効率化、モ

チベーション、失敗の対処法、メール術、体調管理など幅広いテーマをカバー。仕事での様々なテーマを学問

的な知見を交えながら分かりやすく解説。ユニークな視点から書かれた記事が魅力です。

 ひっきりなしに鳴るメール通知音。こんな光景見覚えありますか?メールの対応は多くの人が悩むところかもしれません。時間は限られているのに、次から次へと届くメール。あたなはどう対処していますか?

 今回のコラムはメールをいかにかしこく処理するかがテーマ。99U、Jocelyn K. Gleiのメール術10か条(「Email Etiquette for the Super-Busy」より)をご紹介します。

 Gleiによるとメールの目的は「生産性を重視し、必要な返信をもらう」ことにあります。そう、「失礼がないように」というスタンスだけでやっていると受け取ったメールをシラミつぶしに返信していくことになり、時間を浪費することになります。

 Gleiが提案するメール術を活用すれば多くの時間を節約できるかもしれません。見覚えがあるものもあるかもしれませんが、メール術を心得ていると思っている人もこの機会に復習してみてはいかがですか?

1.1~2行が理想-メールは完結に

 長いメールはNG。読んでいて分かりにくいメールは後回しにされてしまいます。上述のメールの目的、「必要なレスポンスをもらう」ためにはできる限り1~2行の短いメールを送りましょう。



 「目安として、メールはなるべく1、2行を超えないようにしましょう。1、2行にできなくても、可能な限り短くしましょう。連絡を入れた相手がスマートフォンでメールを確認している場合もおうおうにしてあります。そんな時でも、メールが短ければ内容も呑み込みやすく、相手が返信しやすくなります。」

2.なんらかの行動が必要な場合は最初に列挙する

 ごく一般的に行われていることですが、メールの冒頭に前置き(状況の説明など)を入れてしまうと、かえって何が重要なのかが分からなくなってしまいます。

 Gleiは「○○さんに連絡を入れる」、「△△用のプレゼンの準備をする」、「××の可能性をリサーチする」など行動を必要とする事項を最初に列挙しておくことを勧めています。こうすることで、相手にやるべきことがすぐ伝わります。

3.相手に訊きたいことをナンバリングする

 これはメールの基本中の基本。訊きたい事項をはっきり分け、番号を振ることで相手も返答しやすくなり、混乱が避けられます。これだけで同じことを聞き返すこともなくなり、無駄なやりとりを省くことができます。

4.筋道を明確に示す

 「××についてどう思いますか?」という漠然とした提案はNG。ものごとの道筋や足がかりを示した上で、相手にレスポンスを求めなければメールを送る意味がありません。

 そのために必要なのは「能動的にコミュニケーションをリードする」こと。



 「契約や取引を提案する場合は、最初からその内容を箇条書きでまとめ、相手に提示すると良いでしょう。目上の人に意見を聞く場合は、まず自分の考えを述べ、それについてどう思うかを訊いてみましょう。相手が反応できるスタート地点を提示することで、誰かが先頭を切って意見を言うのを待つよりも、返事が遥かにもらいやすくなります。」

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