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達人に学ぶギフト術

送別会でプレゼントを贈られたら~心を動かすお礼状、超カンタン4メソッド

2015年3月18日

小西利行さんに聞く! 「自分らしい」お礼状のコツ~実例添削付き~

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 取引先や上司、義父母など、少し改まった相手からギフトをもらった際、悩んでしまうのがどんな文面のお礼状を送ればよいかということ。マナー本やネットの手紙の書き方サイトなどを見れば、見本文はあるが、それをそのまま引き写したような文章では、お礼の気持ちが伝わらないのではと心配になる人も多いだろう。そこで、コミュニケーション術の指南書『伝わっているか?』(宣伝会議)を6月に上梓したコピーライター・小西利行さんに、「思いが伝わる」お礼状の書き方を教わった。(※2014年8月21日の記事を再掲載)

 夏は、お中元や、帰省、旅行のお土産など、少し改まった相手からもギフトをもらう機会が多い季節。ギフトを贈られたら、「できるだけ早くお礼状を書かなくては」と思うものの、どのような文章を書けばよいのか、悩んでしまう人は多いだろう。 書籍やネットを見れば、手紙の例文は山のようにあるが、普段は使わないような文言の例文が少なくない。これでは、自分のお礼の気持ちが本当に伝わるのだろうかと不安に思う人も多いだろう。一方、マナー違反の文章で、相手に失礼になることは絶対に避けたいという気持ちも強いはずだ。

小西利行さん
POOL 代表取締役
著書の『伝わっているか?』(宣伝会議)は、「ブサイクな男が会社一の美人と合コンするには」「嫌われ者だった部長が、部下に慕われる憧れの上司になるには」などハードルの高い数々の課題を、シンプルで分かりやすい方法で解決しながら、「相手に伝わる」コミュニケーションとは何かを教えてくれる一冊。

 「伝わる」文章のプロであるコピーライターの小西利行さんは、「お礼状で最も大切なのは、相手に思いが伝わること」と言う。そして、マナー本などの例文を活用するのも決して悪いことではないと指摘する。

 「儀礼的であったり、形式的な文章であったりと、自分の言葉ではないことが相手に分かったとしても、一生懸命に調べて頑張って書いたということは伝わるはずです。少しぐらい間違ったとしても、手紙に失礼がないようにという思いが込められていることは分かりますし、一生懸命さが伝わればいいと思います。得意先の職位の高い人へ送るお礼状のように、どうしてもミスしてはいけない、失礼があってはいけない相手の場合は、マナー書の例文をそのまま写すというのも、選択肢として考えてもいいのでは」と言う。

 ただし、形式的すぎる文章は、やはり自分の心が伝わりづらくなると小西さんは指摘する。「お礼状では、『自分らしい感謝が伝わること』がとても大事。取引先や仕事関係の相手の場合はフォーマルな文章にならざるを得ないことが多いと思いますが、相手との関係がある程度インフォーマルな場合は、“自分らしい文章”を送っても問題はないと思います」。例えば、親戚や義父母へのお礼状などがこれにあたる。

 小西さん流の「自分らしいお礼の文章」を作成する際のポイントは、「リアリティ」だ。

 「相手との関係と考え、丁寧な言葉づかいは心がけつつも、内容はできるだけリアリティがある方が相手は喜びます」と言う。そこで、教えてもらったのが、リアリティのあるお礼状を書くための4つのメソッド。いただいたギフトへのお礼状という状況設定で、次からそれぞれを説明していこう。

メソッド 1
自分が使わない言葉は、使わない。

 これは最も基本的なルールだ。

 手紙のマナー本などを見ると、「ご芳情を賜り、深謝申し上げます」など、普段は絶対使わないような言葉が並んでいる。しかし、リアリティのある内容とするためには、まず、こうした「使わない言葉」の使用は避けたい。

 「ギフトを贈ってくれた相手であるならば、自分に対して何らかのプラスの感情や愛情があるはずです。ですから、そもそも少々はずした文章であっても、許されると思うんです」と小西さん。それよりも、ギフトを受け取り、本当にうれしかったという気持ちが伝わる文章を書くことが大切だという。

小西さんが実際のお礼状をチェック!
お礼状の文例提供:Q&AサイトのOKWave

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