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個人情報保護にまつわるNG行動

2014年8月5日

意外と身近な「うっかり情報流出」、あなたは大丈夫?

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 こんにちは、社会保険労務士の佐佐木由美子です。この夏、世間に大きな衝撃を与えたベネッセホールディングスの個人情報流出事件は記憶に新しいところですが、あなたの職場の対策は万全ですか?
 個人情報の流出は、今回の事件のように不正アクセスに基づくものばかりではなく、実は身近な「ついうっかりとしたミス」から引き起こしているケースが少なくありません。そこで今回は、意外と気づかないうちに私たちも引き起こしかねない、個人情報保護にまつわるNG行動について考えてみましょう。

個人情報の漏えいは、「管理ミス」「誤操作」「紛失・置き忘れ」が約9割

 私たちは普段何気なく「個人情報」という言葉を使っていますが、法律上ではどこまでを意味しているかを、まず確認しておきましょう。

 「個人情報」とは、「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」を言います(個人情報保護法第2条1項)。

 氏名はもちろんのこと、生年月日や住所、電話番号、メールアドレス、会社における職位または所属する情報について、それらと本人の氏名を組み合わせた情報は、明らかな「個人情報」に該当します。

 メールアドレスだけの場合であっても、たとえば、tanaka_hanako@会社名co.jpなどのように会社名と特定の個人を識別できるようなケースは「個人情報」に該当します。こうしたアドレスは、ときどき見かけますよね?

 社内で管理している、従業員の雇用管理情報も立派な「個人情報」ですし、仮に特定個人を識別できる情報が記述されていなくても、世間一般に広く知れ渡っている情報を補うことによって特定の個人を識別できる場合も「個人情報」に該当します。

 このように考えると、あらゆる職場において、実に多くの個人情報が保有されていることに気づいていただけると思います。

 「個人情報」のうち、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成したものを「個人データ」といいます。たとえば、お客様の名前や年齢、購入商品などをエクセルなどに入力してデータベース化されていれば、「個人データ」を保有していることになります。

 職場において、「個人データにアクセスできる立場にないから、私にはまったく関係ない」と思っていたら、それはすでに黄色信号!

 個人情報漏えいの原因を見ると、仕事上の「管理ミス」に次いで、「誤操作」や「紛失・置き忘れ」が約90%を占めているのです(「2012年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」参考)。

こんなケースはNG行動です!

 それでは、あなたが気づかないうちに個人情報保護に関連してNG行動をしていないか、ここでチェックしてみましょう。このような経験はありませんか?


個人情報が記載されたミスプリントをシュレッドしないで、裏紙として利用している。

仕事が終わらないときは、USB等に情報を保存して自宅に持ち帰っている。

仕事に使えそうな無料ソフトウェアがあったら、許可なく会社のPCにダウンロードしている。

アンチウイルスソフトの更新を、ついうっかり怠ってしまうことがある。

業務に関連する情報を収集するために、自由にネットサーフィンをしている(閲覧制限がない)。

離席するときに、PCにパスワードロックをかけていない。

帰社するときに、机の上に書類を出したまま片づけない。

エレベーターなど公共の場で、個人情報を含む仕事の話をすることがある。

電車やカフェで、個人情報を取り扱うデータを開いたり、書類をパラパラと見ることがある。

 これらは、個人情報流出の可能性を含んだ、いわばイエローカードの行動と言えます。

 個人情報が記載された裏紙でファックスを送信し、それが表裏反対だったら…? 個人情報が含まれているUSBを紛失してしまったら…? ネットサーフィンをしていた閲覧サイトにフィッシング詐欺がしかけられていたり、ウィルスに感染したりしてしまったら…? カフェで仕事の愚痴を話しているつもりが、個人情報を含む内容だったら…?

 意外と自分でも気づかないうちに、身近に起こり得ることではないでしょうか。組織の一員として、少しでも情報流出の危険性につながる行動は慎むよう、常に意識しなければなりません。

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Profile
佐佐木 由美子
佐佐木由美子(ささき・ゆみこ)
人事労務コンサルタント・社会保険労務士。中央大学大学院戦略経営研究科修了(MBA)。米国企業日本法人を退職後、社会保険労務士事務所等に勤務。2005年3月、グレース・パートナーズ社労士事務所を開設し、現在に至る。女性の雇用問題に力を注ぎ、働く女性のための情報共有サロン【サロン・ド・グレース】を主宰。著書に「採用と雇用するときの労務管理と社会保険の手続きがまるごとわかる本」をはじめ、新聞・雑誌等メディアで活躍
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