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「一日一箱」で仕事を片づけよう

2014年5月19日

効果の視覚化で、自己効力感や仕事の意欲がアップ

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 『残業ゼロの「一日一箱」仕事術』(中経出版)という本を書いたことがあります。この本が意外と好評で、タイトルにあるほど「残業ゼロ」に特化したというわけではなかったのですが、「まずはいったん箱のふたを閉める」というコンセプトが理解しやすかったようです。そこで今回は、「いつまでも仕事が終わらない」というプレッシャーを感じがちな人におすすめの仕事術をご紹介します。

開いたリストと閉じたリストの違いとは?

 マーク・フォースター著『マニャーナの法則』(D21)という本があります。私はこの人の仕事術には共感できるところが珍しく多く、世界には同じ考えの人もいるんだとうれしくなったのですが、彼は「ToDoリスト」と「チェックリスト」の違いについて言及しています。

 話は単純で、ToDoリストはオープンリスト。つまりいくらでも書き足し可能だし、現に書き足されていくというのです。

 それに対してチェックリストというものは、普通書き足さない前提で使用します。品質の管理チェックリストであろうと、持ち物チェックリストであろうと、基本的にはそこに項目をどんどん追記せずに使いますね。

 仕事ではほとんどの場合ToDoリスト、すなわち開いたリストを使います。これは当然で、仕事はどんどん追加されるからです。しかし、そこがいけないのだと、フォースターさんは言うわけです。やってもやっても仕事が追加される様子を見ていると、心が折れやすくなるというのです。

実際に箱を用意して、“増やさない”仕組みをつくる

 私はこの考えに全面的に同意したので、当時の中経出版の編集さんに「閉じたリストで仕事をすることの重要性」を強調したいと伝えました。当時の編集さんはこのコンセプトを「箱のふたを閉じる」というメタファーに直すことを提案されたわけです。

 たぶん開いたリストだとか閉じたリストだとかいった議論は、イメージしにくくてわかりにくいという意味だったのでしょう。私はあくまでも「リスト」のつもりだったので、それをわざわざ「箱」という比喩を用いることに抵抗がありましたが、イラストまでつけてくださるというので、それでわかりやすくなるならいいかと思ってその比喩で書きました。

   ところが、これが予想しなかった効果を生んだようで「本当に箱を用意して仕事をするようにしたら、ストレスが軽くなった」という感想を、複数の読者の方からお寄せいただいたのです。

 つまり、会社で任される仕事の多くが「書類」という形式だというのです。(これはもちろん職場によるでしょう)。そうであればわざわざ仕事内容をリストアップせず、「今日やる箱」と「明日以後やる箱」の2つを用意して、「今日やる箱」は朝のうちに「ふたを閉じてしまう」というわけです。

 そうすれば「今日やる箱」の中の仕事を片づけていくたびに、目に見えて仕事がなくなっていきます。これが精神衛生的に良かったということで、「心身症で会社を休みがちだったのがすっかりよくなった」というお礼までいただきました。私はそこまでの効果はまったく期待していなかったので、うれしい誤算でした。

 心理学で言えばこれは「自己効力感」です。自分がやった成果が目の前にあって、目に見えることの効果です。自己効力感が意欲や気力に影響するのはもちろんですが、きちんと仕事が片づく様子が目に見えるだけでここまで好結果につながるというのは、正直驚きました。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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