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ランチに行けない職場環境を変えるには?(中)

2014年1月14日

図を使った問題点の洗い出し方

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 前回は、ランチに行けない職場環境を変えるためのミーティングの効果的な招集方法や準備について解説しました。今回は、具体的な議論の進め方のコツを紹介します。図解化コンサルタントの池田千恵さんの著書『描いて共有! チーム・プレゼン会議術』からの抜粋です。

図を埋めながら議論を進める

 今回の議題は2つです。

1.なぜランチに行けないのかの問題点を把握する

2.その問題はどうしたら解決できるかを議論する

 まず1つめの議題から始めましょう。

<問題点の把握>
 「なぜランチに行けないのか?」を探すのは「問題を発見する」ことです。参加者から幅広く意見を出してもらいましょう。

 そして、出てきた意見のキーワードを、どんどんホワイトボードに書いていき、キーワード同士で似ているものをグループ化し、名前を付けてみましょう。

 ここでは、4つの問題のグループができました。

雰囲気問題
仕組み問題
かかえる問題
教育問題

<把握した問題点を図にはめて議論を進める>
 次に、議論を進めるために、挙げた問題について図に当てはめていきます。著書『描いて共有! チーム・プレゼン会議術』では様々な図のパターンを紹介していますが、この議論ではランチに行けない原因を探りたいので、「因果/相関関係図」が使えそうだということが分かります。こんな図です。

 「因果/相関関係図」を埋める際のポイントは、結果を全部「ランチに行けない」にしないことです。4つの問題が全て「ランチに行けない」にかかってしまうと、4つの問題全ての関連性が見えにくくなるので、問題同士が原因と結果になるようにマッピングしてみましょう。

 その結果できたのが、上の図です。原因は「教育問題」と、「仕組み問題」にありそうだ、ということが見えてきました。

 出た意見の中でも、「お昼休みに足を運びやすい立地」「人が少ない」といった、自分たちでは変えられないところはいったん置いておいて、今、自分たちにできることをさらに深く考えていきましょう(このように、論点を明確化することによって、自分たちで考えても仕方がない問題をぐるぐる考えないようになることがあります)。

 出来上がった図を眺めてみると、「教育問題」「仕組み問題」は、入れ子のように因果関係問題をはらんでいることが見えてきます。つまり、「できる人」、「できない人」の偏りがなくなるように教育をきっちりすることができたら、無駄な作業が減ったり、ノウハウを共有できたりして生産性が上がるのではないか? と推測できます。

 次回は、この推測をもとに、問題解決の糸口を探っていきます。また、詳細は下記書籍をご覧ください!

描いて共有!チーム・プレゼン会議術
 ――みんなでつくる創造型ミーティングのススメ   池田千恵・著

 惰性で参加し、発表者のプレゼンをただ聞いている、眠い会議にはさようなら。

 いつものミーティングを、アイデアがどんどん生まれ、問題の解決策がみつかる生産的な機会に変える新しい手法が「チーム・プレゼン」です。
 ホワイトボードやノートを使い、ある「型」に従って文字や図解の書き込みをしながらチームで議論を進めれば、プレゼンや会議のやり方が変わり、やがては会社の雰囲気を変えられます。

 今までの会議を180度変える必要はありません。
あなたが書記役を買って出て、ディスカッションの方向性をコントロールすれば、自然にチーム全体が創発的な思考回路になり、物事がうまくいくようになります。
 付録のスケルトンスライド集を活用して、今からすぐに実践してみましょう。

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Profile
池田千恵
池田千恵さん
図解化コンサルタント
福島県いわき市出身。慶應義塾大学総合政策学部卒業。ワタミ株式会社、ボストン コンサルティング グループを経て現職。企業や官公庁、個人に向け、図を活用したプレゼンテーション資料作成術、企画書作成術や会議進行術など、「伝わる」コミュニケーション全般について指南。女性のキャリア形成などをテーマに講演、著述活動も行う。著書に『「朝4時起き」で、すべてがうまく回りだす!』(マガジンハウス)、『絶対!伝わる図解』(朝日新聞出版)など。プロデュースに、朝専用手帳『朝活手帳』、iPhone対応アプリ『朝活アプリ』(ともにディスカヴァー・トゥエンティワン)。最新刊は『描いて共有!チーム・プレゼン会議術』(日経BP社)。
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