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ランチに行けない職場環境を変えるには?(上)

2014年1月7日

関係者を集めて、「会社の困った」をミーティングで解決するコツ

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 「会議が眠い」「会議に参加しても座っているだけ」「会議でことが解決しない」――会議についてこんな感じのネガティブなイメージを抱いていませんか。

 図解化コンサルタントの池田千恵さんは、議論する内容を図解化してモヤモヤする会議から脱却、“創造型ミーティング”を会議の参加者全員でつくることを、書籍『描いて共有! チーム・プレゼン会議術』で提案しています。

 そこで、書籍の中から、特に日経ウーマンオンライン読者にオススメのミーティング法をご紹介します。身近な職場環境を変える提案を進める事例で説明していきます。

◆Question◆
私は製品の紹介と販売を担当するチームのサブリーダーとしてショールームで働いています。ただ、チームは少人数だということもあり、お昼時にお客様が重なるとランチに行けないことがしばしば。シフト制はうまく機能していません。このランチ問題を解決するには、どうすればよいでしょうか。

◆Answer◆
 ランチ問題を解決するために、ミーティングを開きましょう。
 さて、具体的な方法は・・・

ミーティングを開くまでの準備

<根回し>
 ミーティングを始める前に、「根回し」をして何のために集まるのかを明確にします。ここでのポイントは、自分の目的、相手の目的をきちんと共有することです。

「自分はこのミーティングで何をしようとしているのか」
「様々な立場や利害関係がある人たちの集まりの中、参加者が何のために集まっているかをぶれさせないためにどうするか」

という2つの視点で考えていきます。

 自分はこのミーティングで何を得ようとしているか、つまり「自分への把握」は、報告、連絡、相談、説得のどれかに大体当てはまります。今回の「ランチ問題」は、「どうにかこの状況を変えなければいけない、でもどこから、どのように変えていけばよいか分からない」というものなので、「相談」の部類に入ります。

 「今回のミーティングは相談だ」と分かったら、「会議で考えればいいや」と準備なしで出席する人を出さず、きちんと出席者にも事前に議題を把握してもらえるように、メールを送っておきましょう。

(メール本文例)


●●部の皆様

このたび、私たちがなかなかランチに行けないこの状態を
なんとかしようと、ミーティングを開催することにしました。

今回の議題は、次の2点です。

1.なぜランチに行けないのかの問題点を把握する
2.その問題はどうしたら解決できるかを議論する

思いつく範囲で結構なので、会議までに問題点を
いくつか考えておいていただけますか?
どうぞ宜しくお願いいたします。

<参加者プロファイリング>
 今回の参加者には、「ゴリ押しタイプ」「コソコソタイプ」「うわの空タイプ」のどのタイプが多いかな? とある程度想定しておきましょう。

 「ゴリ押しタイプ」とは、とにかく声の大きい人、「コソコソタイプ」とは、本当はきちんと考えているのにホンネをなかなか言わない人、「うわの空タイプ」とは、そもそも参加意識が低く、「早く終わらないかな」といつも思っている人です。

 あなたの部署は、周囲に遠慮してランチに行けず、ハッキリ言わないけれどストレスだと感じている人が多いので、「コソコソタイプ」が多いようです。また、あまりにも疲れて「もうどうでもいいや」と考えるのを放棄した「うわの空タイプ」もいるかもしれません。

 リーダーと、サブリーダー的存在のあなたが率先して物事を進めることが多いので、あなたとリーダー自身が「ゴリ押しタイプ」になって、他のスタップの意見を聞かずに暴走することのないよう、「黒子」的なポジションでファシリテートしていったほうが、「コソコソタイプ」「うわの空タイプ」の意見が引き出しやすくなりそうだな、と心づもりをしておきましょう。

<会議の作法決定>
 「コソコソタイプ」「うわの空タイプ」に多く意見を出してもらうために、次のルールを決めました。会議当日にホワイトボードに書き、徹底しようという意図です。

<ゴール決定>
 さて、会議の日になりました。論点や目的は、話している間にどんどんずれていってしまうことが多いので、ずれないように、最初にホワイトボードに今回の議題と、会議の作法を書いておきましょう。このことによって、議題と違うところに話がどんどんずれていくことを防ぐことができます。

 ミーティングを開くために重要な、<根回し><参加者プロファイリング><会議の作法決定><ゴール決定>について簡単に解説いたしました。この4つのことを実行すると、ミーティングが「ランチに行けない職場環境を変える」ための有意義な話し合いの場となります。

 次回は、ミーティングでの議論の進め方のコツについてご紹介します。また、詳細は下記書籍をご覧ください!

描いて共有!チーム・プレゼン会議術
 ――みんなでつくる創造型ミーティングのススメ   池田千恵・著

 惰性で参加し、発表者のプレゼンをただ聞いている、眠い会議にはさようなら。

 いつものミーティングを、アイデアがどんどん生まれ、問題の解決策がみつかる生産的な機会に変える新しい手法が「チーム・プレゼン」です。
 ホワイトボードやノートを使い、ある「型」に従って文字や図解の書き込みをしながら チームで議論を進めれば、プレゼンや会議のやり方が変わり、やがては会社の雰囲気を変えられます。

 今までの会議を180度変える必要はありません。
あなたが書記役を買って出て、ディスカッションの方向性をコントロールすれば、自然にチーム全体が創発的な思考回路になり、物事がうまくいくようになります。
 付録のスケルトンスライド集を活用して、今からすぐに実践してみましょう。

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Profile
池田千恵
池田千恵さん
図解化コンサルタント
福島県いわき市出身。慶應義塾大学総合政策学部卒業。ワタミ株式会社、ボストン コンサルティング グループを経て現職。企業や官公庁、個人に向け、図を活用したプレゼンテーション資料作成術、企画書作成術や会議進行術など、「伝わる」コミュニケーション全般について指南。女性のキャリア形成などをテーマに講演、著述活動も行う。著書に『「朝4時起き」で、すべてがうまく回りだす!』(マガジンハウス)、『絶対!伝わる図解』(朝日新聞出版)など。プロデュースに、朝専用手帳『朝活手帳』、iPhone対応アプリ『朝活アプリ』(ともにディスカヴァー・トゥエンティワン)。最新刊は『描いて共有!チーム・プレゼン会議術』(日経BP社)。
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