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ストレスフリーなタスク管理・超入門

2013年8月29日

最初のゴールは「大切なことを忘れる」こと

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 タスク管理の目的はいってみれば「ストレスフリー」なのですが、この目的は案外と意識されていません。そもそもタスクを管理することで、ストレスが軽減できるなどとは、信じられていないのです。

 ストレスというのは、不安から来ます。少なくとも不安で心がいっぱいになれば、その状態はストレスフルです。

 忙しいときに不安になるのは、2つの理由があります。

 1つには、頭脳が覚えておける以上のことを覚えておかなくてはいけなくなるからです。

 頭脳の第一の仕事は記憶です。思考するにも記憶が必要です。忙しいということは、たくさんの仕事のことと、その仕事に関する締め切りや手順や関係者のことを覚えておく必要があるということです。頭脳が自分のキャパシティを越えると予感したとき、不安は増大します。

 2つ目の理由は、責任感の強さです。忙しくなって不安になるのは、責任感が強いからです。

 いくつかの仕事の締め切りに間に合わなかったり、忘れてやらなかったりしてはいけないと感じるからこそ、不安になるのです。間に合わなくてもしようがない。忘れることがあっても気にしない。そういうふうに考える人は不安にはなりません。

 そして仕事をしていて不安になる人にこそ、タスク管理が必要なのです。

一時的にでも忘れられる状態を実現する

 すでに述べたとおり、忙しくなって不安になるのは、覚えておかなくてはいけないことが増えるせいです。脳がキャパシティ以上の記憶力を要求されると、不安になるわけです。忘れてはいけないと言われても、許容量以上のことを覚えてはおけないからです。

 この事態にタスク管理で対応します。タスク管理というのは、タスクリストを用いることで、覚えておかなければならないことを記録に残し、覚えておくべきことを確実に思い出せるようにする仕組み作りだからです。

 この仕組みを作るに当たって、確実に守るべきルールがひとつあります。やり漏れや、検討せずじまいのまま締め切りを迎えるような事態を100%避けるために、少なくとも1つのリストを見れば、やるべきことの全てをチェックできるようにすることです。これをタスクの一元化と言います。

 次ページで図解してみていきましょう。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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