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「先の読めない仕事」の先を読むポイント

2013年8月22日

仕事の明細を記録して分析する

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 前回の記事『「時間がある」と感じる状況』で 

これは1日の流れにおける「時間に余裕を持つ方法」ですが、仕事であればこれを「1日を超えて」適用してやる必要が出てきます。
と、書きました。

 今回は、仕事においての時間に余裕を持つ方法を見ていきます。

まずは仕事の明細の記録を残すことから始める

 1日を超えて、1週間、1カ月、そして半年にもわたる「長期プロジェクト」となると、1日の中の「時間の足りなさ」とはまた別のプレッシャーが発生するでしょう。遠い締め切りまで仕事が終わるかどうかわからないといった悩みはある意味で永遠のテーマです。

 ですが、大きなプロジェクトでも、1日の中でも、計画を立てるということについて、基本は変わりません。まずは記録を残すことです。

 プロジェクトについては特に、同じプロジェクトを繰り返すわけではないので、記録をいくら残しても予定を見通す役には立たないと思うかも知れませんが、そうでもないのです。「自分の仕事」や「自分の仕事の進め方」や「自分の調子の上下」などは、特に長期にわたる場合には、繰り返す要素があるものです。

 例えば私はどちらかと言えば、冬季に調子を崩し、夏場調子があがります。そういった傾向は、仕事によらず現れます。また、たとえば書籍の企画などで「うち合わせをしてから実際に執筆に取りかかるまで」が意外と一定して間が開きます。これは本当はおかしな話です。企画を受けてから本を書くまでの日数は、状況や書く本によって違うはずだからです。

 また、プロジェクトというものは、始めてから終わるまでの日数は、すでに書いたとおりかなりの日数にのぼりますが、そこで実際に作業している時間は意外と短いものです。この点を抑えておくことは非常に大切です。総時間が短いという点を単純にとらえれば、締め切りまで余裕があるなら、ほんのわずかずつでも取りかかっておくと仕事は終わるという意味になりますし、締め切りまであまり余裕がなくても、根を詰めれば終わるということになるだろうからです。

 私自身の例を挙げますと、ある書籍は刊行までに、154日かかりましたが、かかった総時間は42時間31分でした。この中には移動時間もうち合わせの時間も全部含まれているので、ハッキリ言って日数のわりに実作業時間はかなり短いと言えます。

 ただこのケースでは、なぜか(後から振り返ればなぜか)、うち合わせから企画で合意を取り付けるまでに約50日を要していました。これはいかにも長すぎます。ここに大きな反省点があることがわかります。50日を先の154日という総日数から取り除くと、約100日となります。

 結局執筆には、1日平均20分前後だったのです。20分前後の執筆を約3カ月かけることで本1冊というのは、実に平均的です。このような細かな事実を次々におさえて分析していけば、今後の企画に活かすことのできることがいくらも見えてくるわけです。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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