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メールのスターやフラグの使い分け方

2013年6月27日

未処理メールを見落とさないために分類する

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 Gmailにはスーパースターという機能があります。私はこれを使って、「メールチェック」の時間をいくつかに分けて対応しています。職場ではGmailなんて使えない、という人も多いでしょうが、メールを分類する方法はOutlookなどにもあるはずですので、参考にしていただければ幸いです。

メールを4タイプに分類する

 まず私は午前中に一度だけメールをチェックして、次の4つのいずれかに分類してしまいます。いわゆる「朝のメールチェック」でやることはこれだけです。マークをつけるだけで、処理は一切行いませんので、五分もかかりません。私の仕事では、来たメールに即座に返事を書かなければならないということはないのです。

 もちろん、速返事を書くことを求められる仕事だという人もたくさんいらっしゃるでしょう。そういう方の場合でも、メールをまず分類することに意味はあります。計画を立てずに行動するより、計画を立ててから行動する方が結果としてかかる時間が短くなることはたくさんあります。

赤!=要返信
黄色!=要処理
青?=情報あり
緑のチェック=処理済み

 上のメールほど対応する必要度の高いメールであり、下へ行くほど「安全」です。全てのメールにこれをつけるか、でなければ読んで「アーカイブ」(目に見えなくする)してしまいます。

 つまりこのチェック以後、マークのないメールの処理は明日まで待っていただくことになります。マークの付いたメールだけは、午後、三度に分けて対応します。

マークごとに対応する

 午後の最初のメールに関するタスクは「メール返信」です。先ほどつけた赤いマークの付いているメールだけに対応します。

 これは日にもよりますが毎日12分をタスクにあてています。やはり返信は時間がかかるからです。返信してしまえばたとえ用事が済んでいなくても、ひとまず「緑のチェック」をつけてしまいます。

 午後の次のメール関連タスクは「メール処理」です。ここにはタスクが含まれていることが少なくありません。したがって「メール返信」よりは長い「25分」をタスクに当てます。場合によっては全ての「処理」が済まないことがありますが、終わらなかった場合には特定のメールに関する「タスク」を「タスク管理ツール」に追加します。

 こうして処理されたメールには「緑のチェック」をつけ、処理が済まなかったとしてもタスク管理ツールに追記すればやはり「緑のチェック」をつけます。

 午後の最後のメール対応タスクは「緑のチェック」です。最初に赤や黄色の「!」をつけたメールは全て「緑のチェック」になっています。また、あまり多くはないのですが青い「?」の付いたメールもあるのでこのタイミングで片付けます。「情報が含まれているメール」です。

 緑のチェックが付いたメールは一つ一つ見ていって、これ以上の処理をしなくていいようであれば、アーカイブして見えなくしてしまいます。これ以後の処理を必要とするメールは、マークを外して放置します。「明日以後もまた何かの処理を施さなければいけない」からです。青い「?」の付いたメールは、情報の部分をEvernoteにコピーして、アーカイブします。

 最後は、マークの付いていないメールだけになります。つまりマーク付きメールは「ゼロ」になるので、これをもって私はインボックスゼロとみなします。

 マークのないメールはもちろんin-boxに入っています。未読のメールもたまっています。総数はけっこうな数になり、翌朝までにはかなり増えます。その全部を処理しきることのできる日はまず訪れません。

 そういうわけで週に一回、マーク付き、マークなしを含めて全部のメールを一度はin-boxから追い出す、本当の「インボックスゼロ」を達成する日を設けるようにしています。

▼8月25日 第10回タスクセラピー
タスク管理ツールを「秘書」にするために
http://kokucheese.com/event/index/97020/

チェックリストや手帳を使って「タスク管理」しているのに、いっこうに機能しないという人がいます。「何度もタスク管理に挫折しています」という方もいらっしゃいます。

私もかつて「タスク管理」らしきことをやっていながら、できていることとしてはせいぜい「〆切のことを覚えてはおいて、とにかく苦しむ」ということしかできてませんでした。

それが今や「タスク管理できないと困る」ほどになりました。

何がそんなに困るのか、つらつら考えてみると、今ではタスク管理ツールが有能な「秘書」になってしまっていることに気がつきました。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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