エクセルが表計算ソフトとしての真価を発揮するのが、集計やデータ処理です。大量のデータをいとも簡単に集計したり、高度な分析結果を示したりできます。
ところがエクセルの初心者は、残念ながらその特徴を生かし切れていません。せっかくおあつらえ向きの機能があるのに、わざわざ別の方法を選ぶことが多いようです。適材適所の機能をしっかりと選びましょう。
まずは会員名簿を例に、文字データの処理方法を見てみましょう。「ゴールド」「シルバー」などの会員種別がある名簿を作るとき、会員種別ごとに名簿ファイルを分けたりしていませんか。
名簿は、「ゴールド」「シルバー」などに分けずに1つにまとめるのが基本。そして、目的に応じて、必要なデータに切り替えて表示すればよいのです（図1）。
「▼」ボタンで表示するデータを切り替え
こんなときに利用するのが「オートフィルタ」という機能です。この機能を使うと、データの抽出が簡単にできます。表にオートフィルタを設定すると、項目名の隣に「▼」ボタンが表示されます。データを絞り込むときは、「▼」ボタンからメニューを開き、表示したい項目を選びましょう（図2～図5）。
［注1］
すべてのデータを表示するには、オートフィルタの「▼」メニューで「すべて」を選ぶ。オートフィルタ自体を解除するには、もう一度「データ」メニューから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ
複数の条件を満たすデータも表示できる
［注2］
エクセル2003以前で複数の条件を指定したいときは「▼」メニューで「オプション」を選ぶ
この記事は「日経PC21」の内容を抜粋、再編成したものです。また、ここで紹介した情報は2012年7月時点のものです。掲載内容が最新の状況と異なる可能性があります。ご了承ください。
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