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仕事で差が付くマナー&女子力アップ術

机がスッキリ!書類整理の5ステップ

2013年5月13日

仕事のゴチャゴチャを解決する方法、教えます!【書類編2】

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探しているモノが見つからず、焦って時間だけが過ぎていく…。

そんな「バタバタさん」でも簡単にできる、机周りの基本的な整理方法を紹介。

スッキリした机で、サクサク仕事を片付けよう!

…というわけで、前回に引き続き、書類整理術を紹介します。

◆書類整理の5ステップ

Step1
処理済みや終わった仕事の書類を捨てて、現在進行中の書類だけ残す

まずは机の上の書類を、(1)未処理、または現在進行中の仕事の書類、(2)処理済み、または終わった仕事の書類、の2つに分ける。机の上に残すのは(1)だけ。(2)は段ボール箱などに入れ、時間のあるときに見直して処分を

Step2
残った書類を、日付や案件など種類別にファイリングする

進行中の仕事の書類は、案件や日付など自分に合った方法で分類し、クリアファイルに入れる。大切な書類は青、注意すべき案件の書類は赤などと色を分けるのがおすすめ。ただし色を増やしすぎると混乱するので、3色程度がベスト

POINT 端にラベルを付ける

Step3
机の上にボックスを置き書類を立てて入れる

市販の縦型ボックス(下)を机の上に置き、クリアファイルに入れた書類を立てて収納。書類を取り出したら、一番手前に戻す。こうすると、よく使う書類ほど近くに置かれて、次に使うときに取り出しやすくなる

POINT 使ったものから手前に入れる

Step4
仕事が終わったら「保管」or「捨てる」を選ぶ

縦型ボックス内の書類は、仕事が終わった段階で捨てるか保管するかを判断。保管する場合は、書類ボックス(下)に移して深い引き出しへ。クリアファイルの端のラベルが見えるように立てて入れると、あとから探しやすい

POINT 深い引き出しに保管

Step5
保管した書類も、月1回、年1回のペースで見直す

深い引き出しがいっぱいになってきたら、最後の「捨てどき」到来。もう一度中身を見直して、今後も必要になりそうなもの以外は捨てる。部署に保管ロッカーなどが用意されている場合は、そこに移して保管する方法も

取材・文/久保田智美、乾 千乃
※日経WOMAN別冊「女子力アップ&マナー講座」(2010年5月発行)記事を転載

この人に聞きました
フリーライター
桃山 透さん

ブックガイドリース会社、コピーライター、業界紙の編集長などを経て、独立。整理・ファイリング術に詳しく、著書に『[ポイント図解]整理する技術が面白いほど身につく本』(中経出版)などがある。現在、日経PCオンラインで「紙の整理術」を連載中

生活経済ジャーナリスト
柏木理佳さん

客室乗務員、キャスターから転身し、MBAを取得。研究員を経て、大学で教鞭を執る。経済やキャリアに関するコメントで、各種メディアにおいて活躍。著書に『デキる女には「ウラ」がある』(あさ出版)など

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