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タスク管理・トラブルシューティング集

2012年8月16日

よく質問を受ける7項目について答えます

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 タスク管理シリーズは今回で一応おしまいにしますので、最後に私自身があちらこちらでよくいただく質問に答えたいと思います。

●タスク管理していることをつい忘れます

 とくに「初心者」だという人から一番多く受ける質問がこれです。似たような質問として「ノートをなくす」とか「手帳を家に置き忘れてしまう」があります。忘れること自体はしかたがありません。意図的でないから忘れるというのです。忘れると面倒なことになるという痛みを繰り返し味わうと、だんだん忘れなくなります。つまり「忘れていたい目に遭う」のはタスク管理のうちなのです。

 私自身、おっちょこちょいなのでそんな事はしょっちゅうありました。アメリカで電子手帳を落として本当に泣いたことがありますが、そういうこともあってiPhoneはなくさなくなりました。また、できるだけ情報をクラウド化しようとするのも、そういう目に遭ってきたからです。

●先延ばし事項ばかりでいやになります

 タスクリストに書いたからと言って、やりたくなるとかモチベーションが高まるということはありません。よく「どのようにタスク管理すればモチベーションが上がるでしょう?」などと尋ねられるのですが、そういうことについて考えない方がやる気になれるくらいです。

 わざわざやる気になって書いたのに、いざやる際になるとやりたくなくなるというのは、その項目に問題があるからです。やる時間帯を変えてみる。タスク名を変えてみる。一部を人にお願いできないかを考える。繰り返し先送りするタスクについては、そんなことを検討してみて下さい。

●割り込みが入るのでタスク管理する意味がないような気がします

 これも繰り返し尋ねられる質問のベスト3です。割り込みは当然入ります。というよりもタスク管理リストとは予定表ではないのですから、割り込みが入ったらリストの「一番上」(やるべき全ての項目より優先する)もしくは「一番下」(優先度は低い)に追加することです。

 デジタルではまた別ですが、紙とペンでタスク管理しているなら、割り込み事項は色分けしましょう。そして誰のタスクが割り込みしてきているのか、人名も書いておきましょう。いろいろなことがくっきりと分かってきて、仕事を進める上で役立ちます。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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