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「チェックリスト」の作り方、生かし方

2012年7月19日

仕事のスピードアップのカギはチェックリストにあり

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 これまでタスク管理のお話をしてきました。その際の「タスクリスト」というのは買い物メモのようなものから始まりますが、最も威力を発揮するのは「チェックリスト化」した時です。

 どんなプロジェクトでも「終わってみたらやったことしかやっていない」のです。あまりにも当たり前のことですが、「最低でもこれだけはやらないと終わったとは言えない」というミニマムリストを持つことこそ、仕事を早く進め、かつ、質を高めるためにも欠かせないのです。大まかに言えば、その「ミニマムリスト」が「チェックリスト」です。

 チェックリストを作るのは、面倒くさい。確かにそれは分かります。私は今のところ117項目からなる23個のチェックリストをもっていますが、それだけ作ってもまだ「新しいのを作るのは面倒くさい」と思ってしまいます。

 しかし1度作ってしまえば、後は使い回せます。修正するのもヒマなときに少しやるだけで済みます。なにより「作らないよりは圧倒的に面倒くさくない」のです。

「プロジェクト」を「チェックリスト」に

 似たような話はこれまでもしてきましたが、ポイントは「クローズする」ことです。チェックリストが野放図に長くなっていくというのはチェックリストになっていません。

 例えば、(今どき時代後れでしょうが)育児をまるきり手伝ってくれないダンナを持つ奥さんが、どうしても実家に戻る用事があって「最低限でもこれだけはやってね」と言って手渡すのがチェックリストです。

◇オムツを2時間に1度チェックする
◇ミルクを10時、12時、13時、15時、17時に飲ませる
◇12時から13時の間に昼寝
◇16時頃公園を散歩

 大事な点は「これ以上増やさない」というラインを定めることです。「自分がやれば」「時間があれば」「もっとちゃんとやるなら」等々、どんなことでも質を高めようと思えばキリがありません。でもどこかで“キリ”を作らないと、終わりが見えなくなります。

 そういうときには「あまりやってくれそうにない他人に頼むとしたら?」と自問してみましょう。そういう他人に頼むとしたら自ずと最低ラインが見えてくるからです。

 仕事において、特に大きめのプロジェクトというのは、企画段階ではテンションが上がりやすいので「あれもこれも」とリストが「オープン化」します。「やるべきこと」の他に「やった方がいいこと」までどんどん付け加えていく。キリがなくなるのです。

 だから早めにプロジェクトリストは「チェックリスト」に直してみるべきです。とてもやれそうもないことや、実際にやろうとしてみると、そもそもやり方が分からないほど非現実的な「アイデア」がいくつも入っていることに気づくでしょう。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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