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お役立ち!タスク管理ツール・5

2012年7月5日

合うツールはこう選ぶ

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 こんにちは、佐々木正悟です。これまで4回にわたって「タスク管理」についてお話ししてきました。ゴミ出しなどの繰り返し作業や、プロジェクトを進めていくケースでも、タスク管理は役に立ちます。そんなタスク管理をするために、今までにも多くの人が実はいろいろなやり方を考案し、そのためのツールも世に出してくれています。

 ただ、あまりにも多くのツールがあるため、どのツールが自分に合っているのか全然分からない、何を選んでいいのか途方に暮れてしまう、という声も時々耳にします。

 そこで今回は少し特徴的なタスク管理ツールを5つ紹介します。それぞれ少しずつ異なる考え方に基づいて作成されていますので、「こんなツールもあるんだ」ということを知っていただければ、ご自身の職場環境や繁忙状況に合わせた選択の一助になると思います。

1・テンミニッツ

今日のお仕事整理帳「10min.(テンミニッツ)」

 付箋(ふせん)を利用したアナログのタスク管理ツールです。「付箋の太さで時間の長さを示し、その全体面積によって“終了時刻”をおおよそ見積もることができる」というユニークなツールです。

 写真は、わたしが1日だけテンミニッツを使って仕事をしてみた日のパターンです。セミナーなど、動かせない予定でない限り、はったりはがしたりして順番を変えられます。空きができたところに他の付箋を貼り直せば、割り込みなどにも対応できます。
 このツールのよいところはクラウドなどに厳しい職場でも使えることと、付箋がベースなので使い方に迷わずに済む点でしょう。一方でデジタルに比べて書き直しが発生したり、付箋がはがれ落ちてしまったり、というリスクも抱えます。

 紙にリストを書くのと何が違うかといえば、順番の入れ替えが容易なことと、時間の長さによってタスクの「負荷」が見えるところです。

2・Gmail ToDo

GmailのToDo

 「GmailのToDoリストは期限とメモを書き込むシンプルなものです」

 このように紹介されていますが、まさにシンプルなものです。期限とメモ、それをGmailと連動させることでタスクを管理しようというわけです。

 メールに用事が書かれているということは多いでしょう。中にはメールそのものがタスクであるという人もけっこういるはずです。ですからメールをタスクにできたり、メール管理画面と同じ画面でタスクを管理するというのは、ある意味で理に叶っています。

 マイクロソフトのOutlookも同じような考え方に沿って設計されたと思いますが、あちらははるかに高機能で複雑です。ある意味でタスクが処理できればいいとなれば、取っつきはシンプルな方がいいに決まっています。

 ただ、GmailのToDoには繰り返し設定がありません。そこはGoogleカレンダーでやってほしいということかもしれませんが、タスクに繰り返しはつきものです。例えば私はこの日経ウーマンオンラインの原稿のネタ集めや原稿書きを土曜と日曜にやっていますが、これは「予定」ではありません。予定は、あくまでも約束など、開始時刻が厳密に決まっていて、それを動かせないものだと思います。

 あまり予定とタスクを混ぜてしまうやり方は感心しませんし、タスクに繰り返しの設定(毎日・毎週水曜など)ができないというのも不便です。

しかし、それ以外の点では動作が軽快、階層もどんどん作ることができ、タスクの並びもドラッグアンドドロップでできるなど大変使い勝手がよく仕上がっています。もちろんスマートフォンに対応し、クラウド上にデータをおけます。

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Profile
佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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