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仕事は「締め切りが遠いもの」から取り組む

2012年6月21日

タスクリストには「思い悩む時間」入れる

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 前回(仕事が進む「タスクリスト」のつくり方)の最後で、<次回は、その「締め切りがハッキリしないタスク」の締め切りを、自分で設定するやり方を中心にお話します>と書きましたが、結論から言うと「締め切りのハッキリしないタスク」は、次のようにするのが基本です。

・締め切りが遠そうなタスク…「検討して少しでも先へ進めるタスク」として、1日の前の方に置く。充てるのは、ごく短い時間だけ。
・締め切りが近そうなタスク…「検討するタスク」の直後に置いて、十分な時間を作って処理する。

「思い悩む時間」をゼロにはできない

 ごく一般的な仕事術の書籍などには「悩んでも物事は解決しないので、悩んでいないで実行することが大事です」などと書いてあります。

 しかし「悩む」というのは好きこのんでやることではありません。悩みたくないのに悩んでしまうものです。したがって「悩んでいないで実行しよう」としても「でも悩んでしまう」ということになるものなのです。

 ここでいう「悩み」とは「タスク実行の悩み」のことで、人生の悩みや恋の悩みのことではありません。タスク実行にまつわる悩みというのはだいたい次のような問題と関係しています。

・リソース(時間や気力・体力など)をどのくらい使えるかという悩み
・関係者に何をどのくらいどのように知らせるかという悩み
・手順に関する悩み

 組織に勤めている人の主要な悩みはこんなところで、フリーランスだとこれに加えて、「この仕事から得られる収入は?」という悩みが加わります。

 収入に関する悩みはちょっと脇に置いておくとしても、上記3つの悩みはいずれもなぜか「先送り」の対象となりやすいのです。

 例えば、「時間がかかりそうだから先に送る」というのはよくあることです。本当はこの発想は不合理ですが、「今、多大な時間のとられるこの仕事をやってしまうことで、他の作業に遅れが出たら大変だ」という不安が強まると、そんな作業に集中していられなくなるのです。

 そこで「悩む時間」をあえて設けます。先ほど述べた、次のことです。

・締め切りが遠そうなタスクにごく短い時間だけ時間を充てて、「検討して少しでも先へ進めるタスク」として1日の前の方に置く

 「1日の前の方において、少しの時間をかける」というのはタスク管理の本などにもあまりハッキリ書かれていません。1日の「最初」である必要はありません。最初にもっと重要なタスクをおき、あくまでも「前の方」、始業が9時なら10時30分頃から「5分でも検討する」ようにしましょう。

 思い悩むだけでもけっこうですが、「どう思い悩んだのか」はリスト化しておきましょう。紙のメモでもそれがすぐ見つけ出せればOkです。

 これをやってみると「思い悩む項目」がハッキリします。頭の中の思考内容は移ろいやすいため、思い悩む項目の洗い出しにそもそも思い悩んでいることが多いものです。どのくらいの時間がかかるかとか、関係者の目に見えない不満といった、ややこしい、本当に思い悩むべきことはいくらでもあるものなので、問題解決のためにも問題自体をハッキリさせましょう。

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佐々木正悟
佐々木正悟
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年・北海道生まれ。ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程で学ぶ。
ブログ「ライフハック心理学」主宰
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