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礼状、わび状は内容×早さで勝負!

2013年1月7日

礼状では「おかげさまで」の気持ち、わび状では「言い訳をしない」

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礼状には「おかげさまで」の真摯(しんし)な気持ち、わび状には「言い訳をしない」潔さ。

これさえあれば、あとは型に沿って書き進めるだけ。

相手の心に届かせる、礼状、わび状のポイントとは?

礼状、わび状
キーポイントは誠意

 漠然と「感謝します」と記しても、その気持ちはまず伝わらない。礼状を書くときは、礼を述べたい理由を具体的かつ、やや大げさに示すのがポイントだ。そうすれば「おかげさまでありがとう」の思いが相手に届きやすい。

 一方、わび状で重要なのは「全面謝罪」の姿勢。悠長に時候のあいさつなどをせず、反省の意を表明するため単刀直入にわび、わびる事態が起こった理由を言い訳を交えず客観的に説明し、再発防止の誓いを立てる。

 さらに、礼やわびの気持ちを一層強める要因が「スピード」だ。「書いたらその日のうちに投函を。早く出せば出すほど、誠意が強く伝わるでしょう」(中川さん)。

マナー以前の礼状・わび状の常識

すぐに出す【内容×早さ=礼儀や誠意の深まり】
 感謝も謝罪もすぐ伝えるのが基本。礼状、わび状は「即書いて出す」を習慣に。

縦書きが基本
 横書きではいま一つ真剣さが伝わらない。改まった手紙は必ず縦書きで。

1書簡、1用件
 礼状やわび状に別件は書かない。ついでにお礼やおわびを書いたと取られるため。

わび状のマナー

(1)手紙が基本

 はがきでは反省が足りない印象。わび状は丁寧に封書で出すのがマナー。

(2)あいさつは不要

 時候のあいさつから始めると反省が感じられない。まずはおわびの言葉を切り出す。

(3)わびる理由を述べる

 手紙で述べたい「おわびの内容」の概略を、相手に伝わりやすいよう端的に記す。

(4)客観的に状況を説明(過去を振り返る)

 言い訳にならないよう注意しつつ、なぜ謝る事態が起きたのかを客観的に説明する。

(5)二度と起こさないことを約束(未来に触れる)

 再発防止を誓い、二度と同じ事態を引き起こさないための方策も記す。

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